Zebra Mobile Computer für die Digitalisierung im Gesundheitswesen

Auf einen Blick:

• 3 mobile Computer: TC21-HC, TC26-HC und TC52-HC für digitale Beschaffung
• Integrierte Scanner, lange Akkulaufzeit
• Echtzeitdaten über Bestände und Bedarfe
• ROI nach 12 Monaten erreicht

Die Paracelsus-Kliniken, ein Verbund von 37 Gesundheitseinrichtungen an 19 Standorten in ganz Deutschland, haben die Aufgabe gemeistert, komplexe Krankenhausprozesse zu digitalisieren und eine hochmoderne, konzernweit einheitliche Bestellplattform in der Cloud zu implementieren. Mit ihren Akut-Krankenhäusern, Rehabilitationskliniken und ambulanten Einrichtungen zählt die Paracelsus-Gruppe zu den großen privaten Klinikträgern – dessen wichtigste Beschaffungsprozesse dank Zebra Technologies jetzt digital ablaufen.

Ein uneinheitlicher System-Mix

Wegen Problemen in der Datenerfassung, im Einkauf und in der Beschaffungslogistik hatte sich die Paracelsus-Gruppe 2019 an Zebra gewandt. Die Kliniken hatten auch keinen Überblick über ihren Warenverbrauch, keine konsistenten Einkaufsprozesse und wenig Kostenkontrolle. Für den Umgang mit Daten und Beständen waren mehrere unterschiedliche Systeme im Einsatz. „Es war ein reines Datenchaos“, erinnert sich Anjali Sherlin Menezes, Kommissarische Leitung im Geschäftsbereich Einkauf in der Paracelsus-Gruppe.

Eine App und drei mobile Computertypen

Die neue Lösung sollte die Beschaffungsprozesse verbessern. Damit die Klinikmitarbeiter einfachen Zugang zu den Funktionen haben, die sie im Arbeitsalltag benötigen, entwickelte der Zebra-Partner COMED eine maßgeschneiderte Android-App, die auf mobilen Computern installiert ist. Die Geräte dienen gleichzeitig als mobile Barcode-Scanner, um verbrauchte oder angelieferte Materialien quasi per Knopfdruck zu erfassen. Bei den Geräten fiel die Wahl auf drei Typen aus dem Android-Portfolio von Zebra: die mobilen Computer TC21-HC (Wi-Fi-Konnektivität), TC26-HC (Wi-Fi und Mobilfunkkonnektivität) und TC52-HC. Lange Akkulaufzeit, eine vertraute Benutzeroberfläche und die robuste Bauart der mobilen Computer haben die Verantwortlichen sofort überzeugt.

Agiler Rollout während der Pandemie

Die Paracelsus-Gruppe führte das zentrale Materialwirtschaftssystem innerhalb von 15 Monaten konzernweit ein. Im März 2020 begann die Implementierung in den Rehakliniken, dann folgten die Akutkliniken im Abstand von oft nur vier Wochen inklusive der Schulung von 50 bis 100 Anwendern pro Standort. Das Go Live war im Juni 2021 erfolgreich abgeschlossen.

Zum Einsatz kommen die mobilen Computer von Zebra jetzt in allen Bereichen, wo Materialien gehandhabt werden, vom Wareneingang im Lager bis hin zu den Stationen. Alle Warenein- und -ausgänge werden per Scanner digital erfasst. Bedarfsmeldungen für Verbrauchsmaterialien wie Verbände und Handschuhe lassen sich in Sekundenschnelle direkt am Bedarfspunkt aufgeben. Mit einigen ihrer 400 Lieferanten hat die Paracelsus-Gruppe direkte Schnittstellen eingerichtet. So sind Webshops für den Physiotherapiebedarf, den Ergotherapiebedarf, den IT-Hardwarebedarf und mehr nahtlos an die Bestellplattform angebunden. Weitere Anbindungen sind in der Planung.

Echtzeitdaten sind das Rezept für eine Vielzahl von Vorteilen

Die Lösung hat sich in weniger als 12 Monaten bezahlt gemacht. Mit dem zentralen Warenwirtschaftssystem hat die Gruppe ihre Bestellvorgänge vereinheitlicht und strikte Prozesse für die strategische Beschaffung etabliert. Die jährlichen Bestellnebenkosten sind dadurch um einen fünfstelligen Betrag gesunken; Procure-to-Pay-Prozesszeiten um die Hälfte reduziert. Die Kliniken haben jederzeit den Überblick über ihre aktuelle Warenbestände. Doppelbestellungen werden vermieden und die Zahl der Produkte, die wegen abgelaufener Haltbarkeitsdaten weggeworfen werden müssen, ist minimal. Auf Lieferkettenprobleme im Markt kann die Paracelsus Gruppe flexibel reagieren und schnell Alternativen finden, wenn ein Produkt nicht erhältlich ist.

Vorteile für Administration und Inventur

Zusätzlich hat die Plattform den Administrationsaufwand drastisch gesenkt. Die automatisierten Dokumentations-, Bestell- und Abrechnungsprozesse alleine brachten eine Zeitersparnis von 90 Minuten pro Tag, die sich auf die Bereiche OP, Einkauf/ Lager und Finanzbuchhaltung verteilt. Die Verbesserungen im Arbeitsalltag sind vielerorts zu spüren.