Interview mit Daniel Schrimpf und Roland Käppel
1. Herr Schrimpf, was waren die Gründe für die Digitalisierung des Inventars an der Hochschule Fulda?
Daniel Schrimpf arbeitet als Leiter der Abteilung Finanzmanagement der Hochschule Fulda. Zu seinem Aufgabenbereich gehört u. a. das Rechnungswesen, welches die Anlagenbuchhaltung mit Inventarisierung und jährlicher Inventur beinhaltet.
Daniel Schrimpf: Bisher nutzen wir ein Barcode-System. Ende 2022 haben wir im Fachbereich Elektrotechnik ein RFID-Testszenario installiert. Im Test wurden etwas mehr als 200 Assets in nur wenigen Minuten inventarisiert und vollständig erfasst.
Der erfolgreiche Test hat die Entscheidung begünstigt, die Inventurprozesse mit RFID-Technologie zu optimieren. Das RFID-Projekt werden wir in Zusammenarbeit mit dem Lösungsanbieter COT und dem Hessischen Hochschulrechenzentrum (HeHRZ) durchführen.
Daniel Schrimpf: Bisher nutzen wir ein Barcode-System. Ende 2022 haben wir im Fachbereich Elektrotechnik ein RFID-Testszenario installiert. Im Test wurden etwas mehr als 200 Assets in nur wenigen Minuten inventarisiert und vollständig erfasst.
Der erfolgreiche Test hat die Entscheidung begünstigt, die Inventurprozesse mit RFID-Technologie zu optimieren. Das RFID-Projekt werden wir in Zusammenarbeit mit dem Lösungsanbieter COT und dem Hessischen Hochschulrechenzentrum (HeHRZ) durchführen.
Daniel Schrimpf arbeitet als Leiter der Abteilung Finanzmanagement der Hochschule Fulda. Zu seinem Aufgabenbereich gehört u. a. das Rechnungswesen, welches die Anlagenbuchhaltung mit Inventarisierung und jährlicher Inventur beinhaltet.
2. Herr Schrimpf, welche Erwartungen haben Sie an die berührungslose Inventur?
Daniel Schrimpf: Der Hauptgrund, warum wir eine Inventurlösung mit RFID realisieren werden, liegt in der Beschleunigung der Inventurprozesse. Kurz gesagt: die Inventarisierung soll zukünftig sehr schnell werden. Im direkten Vergleich zum bestehenden Barcodesystem erwarten wir auch effizientere Abläufe.
Außerdem werden die Raumbelegung und die Ressourcen der Raumveranwortlichen von der RFID-Inventur profitieren.
An der Hochschule Fulda studieren ca. 9.000 Studierende in über 60 Bachelor- und Master-Studiengängen. Hier wird in den kommenden Wochen eine RFID-Inventarisierungslösung implementiert.
3. Bestehen noch weitere positive Erwartungen an die RFID-Technologie?
Hochschule Fulda
- Campus-Hochschule für angewandte Wissenschaften
- 1974 gegründet
- 8.814 Studierende in über 60 Bachelor- und Master-Studiengängen
- 8 Fachbereiche mit mehr als 160 Professoren undProfessorinnen
- Fast 38.000 Assets gehören zum Inventar
- Aktuelle Inventur mit Barcode
- Zukünftige Inventur mit Hybridlösungen (Barcode und RFID)
Daniel Schrimpf: Ja, auf jeden Fall. Die Hochschule Fulda verfügt über eine große Anzahl von Hörsälen und Laboren, die mit einer Vielzahl unterschiedlicher Assets ausgestattet sind. Dazu gehören beispielsweise Beamer, die von der Decke hängen, oder Schränke, die an den Wänden stehen. Die Barcode-Etiketten sind nicht immer an zugänglichen Stellen angebracht und befinden sich nicht immer im Sichtfeld.
Das Inventarisierungsteam muss daher regelmäßig Möbel verschieben oder auf Leitern steigen, um Etiketten zu scannen, die sich außerhalb der Reichweite befinden. Bei der berührungslosen Inventur müssen sich die Etiketten zukünftig nicht mehr im Sichtfeld befinden und können bis zu 6 Meter vom RFID-Lesegerät entfernt sein. Das bedeutet die Verbesserung des Arbeitsschutzes.
Daniel Schrimpf: Ja, auf jeden Fall. Die Hochschule Fulda verfügt über eine große Anzahl von Hörsälen und Laboren, die mit einer Vielzahl unterschiedlicher Assets ausgestattet sind. Dazu gehören beispielsweise Beamer, die von der Decke hängen, oder Schränke, die an den Wänden stehen. Die Barcode-Etiketten sind nicht immer an zugänglichen Stellen angebracht und befinden sich nicht immer im Sichtfeld.
Das Inventarisierungsteam muss daher regelmäßig Möbel verschieben oder auf Leitern steigen, um Etiketten zu scannen, die sich außerhalb der Reichweite befinden. Bei der berührungslosen Inventur müssen sich die Etiketten zukünftig nicht mehr im Sichtfeld befinden und können bis zu 6 Meter vom RFID-Lesegerät entfernt sein. Das bedeutet die Verbesserung des Arbeitsschutzes.
Hochschule Fulda
- Campus-Hochschule für angewandte Wissenschaften
- 1974 gegründet
- 8.814 Studierende in über 60 Bachelor- und Master-Studiengängen
- 8 Fachbereiche mit mehr als 160 Professoren undProfessorinnen
- Fast 38.000 Assets gehören zum Inventar
- Aktuelle Inventur mit Barcode
- Zukünftige Inventur mit Hybridlösungen (Barcode und RFID)
4. Wie viele Assets befinden sich in jedem Raum?
Daniel Schrimpf: Das hängt vom jeweiligen Raum ab. Wir haben Räume, in denen sich mehr als 200 Assets befinden. Das ist beispielsweise bei den Laboren der Fall. Zum 31. Dezember 2023 haben wir fast genau 38.000 Assets im Anlagevermögen der Hochschule Fulda.
5. Welche Anlagen werden inventarisiert?
Daniel Schrimpf: Wir inventarisieren alle Anlagen ab einem Wert von 800 EUR netto. Im Bereich der technischen Anlagen und Maschinen besitzt die Hochschule rund 24.000 Anlagegüter. Im Bereich der Betriebs- und Geschäftsausstattung haben wir 11.000 Güter im Inventar, zu denen zum Beispiel Bürostühle, Schreibtische, Schränke und Notebooks gehören.
Bei den rund 300.000 Medien der Hochschul- und Landesbibliothek wird bereits seit einigen Jahren eine permanente Inventur mittels RFID-Technologie durchgeführt. Die Erfahrungen sind positiv.
„Der Grundgedanke dahinter ist klassisch: die Inventur, die wir nach Handelsrecht durchführen müssen. Dabei geht es weniger darum, sofort zu wissen, an welcher konkreten Stelle sich ein Gerät befindet, sondern vielmehr darum, im Rahmen des Jahresabschlusses die Anlagen der Hochschule, auch wenn sie teilweise bereits abgeschrieben sind, korrekt auszuweisen. Wichtig ist, ein sicheres Verfahren zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Anlagegüter vollständig inventarisiert sind. Einer der obersten Grundsätze der Inventarisierung ist die Vollständigkeit, und im Zuge der Inventur kann es auch vorkommen, dass Verluste festgestellt werden – das ist nichts Ungewöhnliches.“
Daniel Schrimpf – Abteilung Finanzmanagement, Hochschule Fulda
6. Wie erfolgt der Rollout der RFID-Lösung?
Daniel Schrimpf: Wir werden die RFID-Technologie schrittweise einführen. Neue Anlagegüter erhalten Etiketten mit Barcodes und integriertem RFID-Tag, während bestehende Güter weiterhin mit Barcodes erfasst werden.
In den nächsten fünf bis acht Jahren werden viele Anlagegüter abgeschrieben oder ausgesondert sein, so dass dann weit über die Hälfte aller Assets mit RFID ausgestattet sind.
7. Welche Herausforderungen sind bei der RFID-Lösung zu berücksichtigen?
Roland Käppel ist Senior Software Developer bei COT. Er hat die mobile App entwickelt, die für die RFID-Lösung an der Hochschule Fulda eingesetzt werden soll. Er ist aktiv in vielen Projekten mit mobiler Datenverarbeitung in der Logistik, Qualitätssicherung und Fotodokumentation tätig. Auch moderne Drucklösungen (Papierlos) mit Druckdatenaufbereitung für eine visuelle Darstellung auf Terminals und E-Papers gehören zu seinen speziellen Aufgaben.
Roland Käppel: Wenn Metall im Spiel ist, wird das RFID-Signal abgeschirmt. Daher drucken wir auch Barcodes auf die Labels, um bei Leseschwierigkeiten auf den Barcode ausweichen zu können. So bleibt die Inventur flexibel.
Damit beide Technologien bei der Inventur parallel zum Einsatz kommen, nutzen wir Scanner von Zebra Technologies, die Barcode und RFID lesen können. Dank größerem Display und intuitiver Handhabung können auch unerfahrene Mitarbeiter direkt mit den neuen Geräten arbeiten, ohne zusätzliche Schulung. Die neuen Scanner sind deutlich schneller als die alten Geräte.
Roland Käppel: Wenn Metall im Spiel ist, wird das RFID-Signal abgeschirmt. Daher drucken wir auch Barcodes auf die Labels, um bei Leseschwierigkeiten auf den Barcode ausweichen zu können. So bleibt die Inventur flexibel.
Damit beide Technologien bei der Inventur parallel zum Einsatz kommen, nutzen wir Scanner von Zebra Technologies, die Barcode und RFID lesen können. Dank größerem Display und intuitiver Handhabung können auch unerfahrene Mitarbeiter direkt mit den neuen Geräten arbeiten, ohne zusätzliche Schulung. Die neuen Scanner sind deutlich schneller als die alten Geräte.
Roland Käppel ist Senior Software Developer bei COT. Er hat die mobile App entwickelt, die für die RFID-Lösung an der Hochschule Fulda eingesetzt werden soll. Er ist aktiv in vielen Projekten mit mobiler Datenverarbeitung in der Logistik, Qualitätssicherung und Fotodokumentation tätig. Auch moderne Drucklösungen (Papierlos) mit Druckdatenaufbereitung für eine visuelle Darstellung auf Terminals und E-Papers gehören zu seinen speziellen Aufgaben.
8. Wie und wo erfolgt die Aufbereitung der RFID-Tags?
Roland Käppel: Die Bedruckung der RFID-Tags erfolgt direkt an der Hochschule. Der Drucker wird ans SAP-System angebunden, sodass er sowohl Barcodes als auch RFID-Tags auf ein Label druckt.
9. Welche Tests müssen vor dem Projektstart noch durchgeführt werden?
MC3330xR UHF-RFID-Lesegerät
- Hersteller: Zebra Technologies
- Scantyp 1D-Imager, 2D-Imager, RFID
- Fallfestigkeit von 1,5 m
- Schutzklasse: IP54
- Lesereichweite: Bis zu 6 m
- Anwendungsgebiete: Inventarisierung, Handel, Logistik
- Vertrieben von: COT
Daniel Schrimpf: Wir müssen noch testen, welche RFID-Tags am besten geeignet sind, da Materialien wie Metall, Holz oder Kunststoff eine Rolle spielen. Außerdem geht es um die Integration mit SAP, damit die Druckdaten sowohl für Barcodes als auch für RFID korrekt verarbeitet werden. Die App ist bereits fertig und die Scanfunktion wurde erfolgreich getestet. Jetzt geht es nur noch darum, die passenden RFID-Tags auszuwählen und auf die Güter anzubringen.
Daniel Schrimpf: Wir müssen noch testen, welche RFID-Tags am besten geeignet sind, da Materialien wie Metall, Holz oder Kunststoff eine Rolle spielen. Außerdem geht es um die Integration mit SAP, damit die Druckdaten sowohl für Barcodes als auch für RFID korrekt verarbeitet werden. Die App ist bereits fertig und die Scanfunktion wurde erfolgreich getestet. Jetzt geht es nur noch darum, die passenden RFID-Tags auszuwählen und auf die Güter anzubringen.
MC3330xR UHF-RFID-Lesegerät
- Hersteller: Zebra Technologies
- Scantyp 1D-Imager, 2D-Imager, RFID
- Fallfestigkeit von 1,5 m
- Schutzklasse: IP54
- Lesereichweite: Bis zu 6 m
- Anwendungsgebiete: Inventarisierung, Handel, Logistik
- Vertrieben von: COT
11. Herr Käppel, bitte erzählen Sie uns mehr über die speziell entwickelte App für die RFID-Anwendung an der Hochschule Fulda. Wie funktioniert sie?
Roland Käppel: Die speziell entwickelte App für die RFID-Anwendung erfasst automatisch den Standort der gescannten Gegenstände. Wenn ein Objekt in einem anderen Raum als dem ursprünglich zugewiesenen gefunden wird, wird der neue Standort direkt gespeichert. Bei der Inventur wählt man vorab einen Raum aus und scannt die Gegenstände. Sollte ein Objekt an einem falschen Ort sein, wird der Datensatz entsprechend aktualisiert, ohne dass man den neuen Standort manuell eingeben muss. Später kann entschieden werden, ob das Objekt am neuen Ort bleibt oder zurückgebracht wird.
12. Könnten Sie mehr über die eingesetzte Software aus der IT-Perspektive erklären?
Roland Käppel: Die Software ist mit dem SAP-System verbunden, um Daten zu importieren und die Inventur zu starten. Der Nutzer wählt ein Gebäude und einen Raum aus, scannt das Inventar, und kann direkt prüfen, ob alles in Ordnung ist. Notizen zu beschädigten oder falsch platzierten Gegenständen lassen sich leicht hinzufügen. Nach Abschluss der Inventur werden die Daten zurück ins SAP-System übertragen, inklusive neuer Funde, die noch nicht im Bestand waren.
Die Software ist flexibel und erweiterbar. Bei Bedarf können zusätzliche Features wie Echtzeit-Lokalisierung oder das Erfassen von Sensordaten problemlos integriert werden. Anpassungen wie zusätzliche Datenspalten oder spezielle Funktionen für bestimmte Hochschulen sind ebenfalls möglich. Die App kann auch zwischen RFID- und Barcode-Betrieb umgeschaltet werden, je nach Bedarf der einzelnen Standorte.
Roland Käppel: Die Software ist mit dem SAP-System verbunden, um Daten zu importieren und die Inventur zu starten. Der Nutzer wählt ein Gebäude und einen Raum aus, scannt das Inventar, und kann direkt prüfen, ob alles in Ordnung ist. Notizen zu beschädigten oder falsch platzierten Gegenständen lassen sich leicht hinzufügen. Nach Abschluss der Inventur werden die Daten zurück ins SAP-System übertragen, inklusive neuer Funde, die noch nicht im Bestand waren.
Die Software ist flexibel und erweiterbar. Bei Bedarf können zusätzliche Features wie Echtzeit-Lokalisierung oder das Erfassen von Sensordaten problemlos integriert werden. Anpassungen wie zusätzliche Datenspalten oder spezielle Funktionen für bestimmte Hochschulen sind ebenfalls möglich. Die App kann auch zwischen RFID- und Barcode-Betrieb umgeschaltet werden, je nach Bedarf der einzelnen Standorte.
