CHEC digitalisiert Bestandsmanagement in Kliniken mit RFID von Zebra

Wenn die Verfügbarkeit von Lagerbeständen direkte Auswirkungen auf die Patientenversorgung hat, werden manuelle Bestandserfassungsprozesse schnell zum Engpass. Ein kürzlich durchgeführtes Projekt mit Zebra Technologies zeigt, wie RFID die Abläufe im Gesundheitswesen verändern kann und die Bestandsverwaltung von einer reaktiven Aufgabe in einen datengesteuerten Echtzeitprozess verwandelt.

Von manuellen Zählungen zu einem wachsenden Betriebsrisiko

CHEC, einer der führenden NHS-Partner für gemeindenahe Fachversorgung im Vereinigten Königreich, betreibt mehr als 35 Krankenhäuser, arbeitet mit rund 2.500 Augenarztpraxen zusammen und betreut jährlich über 570.000 Patiententermine.

Bis vor kurzem stützte sich die Bestandsverwaltung an allen Standorten auf manuelle Zählungen und Tabellenkalkulationen. Klinische Teams verbrachten mehr als 290 Stunden pro Monat mit der Bestandsprüfung – Zeit, die sonst für die Patientenversorgung hätte genutzt werden können.

Die Auswirkungen waren unmittelbar spürbar. Ungenaue Zählungen führten zu Bestandsabweichungen, ineffizienten Einkäufen und dem Risiko von Terminabsagen, wenn wichtige Artikel nicht verfügbar waren. Da CHEC weiter wuchs, wurden diese manuellen Arbeitsabläufe zunehmend schwieriger aufrechtzuerhalten.

Zebra-RFID-Hardware sorgt für Echtzeit-Transparenz

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte CHEC ein RFID-basiertes Bestandsverwaltungssystem, das auf der TagworX-Software und Hardware von Zebra Technologies basiert. Klinische und operative Teams nutzen nun mobile Computer der Serien Zebra HC2X und HC5X in Kombination mit Zebra RFD40 RFID-Sleds, um mit Tags versehene Verbrauchsmaterialien und Vermögenswerte schnell und bei Bedarf zu erfassen. Dadurch können Mitarbeiter Bestandsprüfungen in Sekundenschnelle durchführen, anstatt langwierige manuelle Zählungen vorzunehmen.

Für eine kontinuierliche Transparenz in wichtigen Lager- und Bewegungsbereichen hat das CHEC außerdem stationäre RFID-Lesegeräte der Serie Zebra FX9600 zusammen mit Antennen der Serie Zebra AN5X-7X eingesetzt. Die Artikel werden mit Desktop-Druckern der Serie Zebra ZD600 sowie mit Zebra-RFID-Etiketten und -Farbbändern etikettiert, wodurch jedes Produkt eine eindeutige digitale Identität erhält, die über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg verfolgt werden kann.

Diese Kombination aus mobiler, stationärer und Druckinfrastruktur hat CHEC eine einheitliche RFID-Grundlage über alle Standorte hinweg verschafft, die sowohl die täglichen Inventuraufgaben als auch eine umfassendere Bestandskontrolle in großem Maßstab unterstützt.

Schnellere Zählungen, höhere Genauigkeit, bessere Entscheidungen

Dank der neuen Konfiguration kann CHEC nun die Lagerbestände in den Kliniken, Lagerbereichen und im zentralen Distributionszentrum in Echtzeit einsehen. Monatliche Bestandsaufnahmen, die früher mehr als 290 Stunden in Anspruch nahmen, können nun in nur fünf Stunden abgeschlossen werden, während das Distributionszentrum selbst in etwa fünf Minuten statt in mehreren Stunden gescannt werden kann.

Diese Echtzeit-Transparenz ermöglicht bessere Einkaufsentscheidungen, eine strengere Bestandskontrolle und eine effizientere Nachschubplanung. Berichten zufolge hat CHEC seine Lagerbestände um rund 50 Prozent reduziert und gleichzeitig die Sicherheit erhöht, dass die richtigen Verbrauchsmaterialien bei Bedarf am richtigen Ort verfügbar sind.

Das System verbessert zudem die Rückverfolgbarkeit. Chargennummern, Verfallsdaten und Standortverläufe lassen sich leichter überwachen, was den Teams hilft, schneller auf Rückrufe zu reagieren und hochwertige medizinische Güter über verschiedene Standorte hinweg effektiver zu verwalten.

Weniger Zeitaufwand für die Lagerverwaltung, mehr Zeit für die Patienten

Der größte Gewinn ist Zeit. Durch die Automatisierung der Bestandsverwaltung hat CHEC den Verwaltungsaufwand für die klinischen Teams erheblich reduziert. Anstatt Stunden damit zu verbringen, Bestände zu zählen und Fehler in Tabellenkalkulationen zu korrigieren, können sich die Mitarbeiter direkter auf die Patientenversorgung konzentrieren.

Auch die Benutzerfreundlichkeit hat eine wichtige Rolle gespielt. Die Mitarbeiter können einen Raum betreten, Artikel mit den Handheld-Geräten von Zebra scannen und Bestandsdaten innerhalb von Sekunden erfassen. Diese Einfachheit erleichtert die Einführung und schafft Vertrauen in das System.

RFID unterstützt ein intelligenteres Gesundheitsmodell

CHEC plant nun, RFID auf weitere Standorte auszuweiten und den Einsatz über Verbrauchsmaterialien hinaus auf weitere Anlagegüter zu erweitern. Das Projekt zeigt, wie Gesundheitsdienstleister RFID nicht nur zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz nutzen können, sondern auch, um die Voraussetzungen für bessere Behandlungsergebnisse zu schaffen.

Für Krankenhäuser und Kliniken, die mit steigender Nachfrage, begrenzter Personalzeit und zunehmendem Druck auf die Ressourcen konfrontiert sind, wird die Bestandsübersicht in Echtzeit mehr als nur ein logistischer Vorteil. Sie ist Teil einer zuverlässigen Versorgung.

In diesem Fall hat die Hardware von Zebra Technologies dazu beigetragen, die Bestandsverwaltung von einem manuellen Prozess in ein vernetztes, skalierbares System zu verwandeln, das schnellere Entscheidungen, weniger Verschwendung und mehr Zeit für die Patienten ermöglicht.