- L'université de Fulda compte environ 38 000 actifs à inventorier, couvrant équipements techniques et mobiliers administratifs.
- La technologie RFID permet une lecture sans contact des étiquettes jusqu'à six mètres, améliorant la rapidité et la sécurité lors de l'inventaire.
- Une solution hybride intégrant RFID et codes-barres est adoptée afin de contourner les problèmes liés aux matériaux comme le métal.
- Une application spécifique connectée au système SAP automatise l'enregistrement des emplacements et facilite la gestion de l'inventaire.
L'université de Fulda (HS Fulda) souhaite à l'avenir inventorier l'ensemble de ses quelque 38 000 biens d'équipement à l'aide d'étiquettes RFID sur lesquelles sera imprimé un code-barres supplémentaire. L'introduction de la technologie RFID a pour objectif d'optimiser le processus d'inventaire prescrit par la loi.
Actuellement, l'université mène des tests avec différents étiquettes RFID en collaboration avec le fournisseur de solutions COT afin d'identifier la meilleure solution d'étiquetage possible. COT a également développé une application d'inventaire RFID pour l'université de Fulda, dans laquelle tous les biens d'équipement et leurs emplacements sont enregistrés.
Entretien avec Daniel Schrimpf et Roland Käppel
1. Monsieur Schrimpf, quelles ont été les raisons de la numérisation de l'inventaire à l'université de Fulda ?
Daniel Schrimpf : Jusqu'à présent, nous utilisions un système de codes-barres. Fin 2022, nous avons installé un scénario de test RFID dans le département d'électrotechnique. Lors du test, un peu plus de 200 actifs ont été inventoriés et entièrement enregistrés en quelques minutes seulement.
Le succès de ce test a favorisé la décision d'optimiser les processus d'inventaire à l'aide de la technologie RFID. Nous mènerons le projet RFID en collaboration avec le fournisseur de solutions COT et le centre de calcul universitaire de Hesse (HeHRZ).
2. Monsieur Schrimpf, quelles sont vos attentes concernant l'inventaire sans contact ?
Daniel Schrimpf : La principale raison pour laquelle nous allons mettre en place une solution d'inventaire avec RFID est l'accélération des processus d'inventaire. En bref, l'inventaire doit à l'avenir être très rapide. Par rapport au système de codes-barres existant, nous attendons également des processus plus efficaces.
De plus, l'occupation des locaux et les ressources des responsables des locaux bénéficieront de l'inventaire RFID.
3. Y a-t-il d'autres attentes positives concernant la technologie RFID ?
Daniel Schrimpf : Oui, absolument. L'université de Fulda dispose d'un grand nombre d'amphithéâtres et de laboratoires équipés d'une multitude d'actifs différents. Il s'agit par exemple de projecteurs suspendus au plafond ou d'armoires fixées aux murs. Les étiquettes à code-barres ne sont pas toujours apposées à des endroits accessibles et ne sont pas toujours visibles.
L'équipe chargée de l'inventaire doit donc régulièrement déplacer des meubles ou monter sur des échelles pour scanner les étiquettes qui se trouvent hors de portée. Avec l'inventaire sans contact, les étiquettes n'auront plus besoin d'être dans le champ de vision et pourront se trouver jusqu'à 6 mètres du lecteur RFID. Cela signifie une amélioration de la sécurité au travail.
Université de Fulda
Campus universitaire des sciences appliquées
Fondée en 1974
8 814 étudiants dans plus de 60 cursus de licence et de master
8 départements avec plus de 160 professeurs
Près de 38 000 actifs font partie de l'inventaire
Inventaire actuel avec codes-barres
Inventaire futur avec solutions hybrides (codes-barres et RFID)
4. Combien d'actifs se trouvent dans chaque pièce ?
Daniel Schrimpf : Cela dépend de la salle. Nous avons des salles qui contiennent plus de 200 actifs. C'est le cas, par exemple, des laboratoires. Au 31 décembre 2023, nous avions presque exactement 38 000 actifs dans les immobilisations de l'université de Fulda.
5. Quels équipements sont inventoriés ?
Daniel Schrimpf : Nous inventorient toutes les immobilisations d'une valeur nette supérieure à 800 euros. Dans le domaine des installations techniques et des machines, l'université possède environ 24 000 immobilisations. Dans le domaine des équipements d'exploitation et de bureau, nous avons 11 000 biens dans notre inventaire, parmi lesquels figurent par exemple des chaises de bureau, des bureaux, des armoires et des ordinateurs portables.
Pour les quelque 300 000 médias de la bibliothèque universitaire et régionale, un inventaire permanent est effectué depuis plusieurs années à l'aide de la technologie RFID. Les expériences sont positives.
L'idée de base est classique : l'inventaire que nous devons effectuer conformément au droit commercial. Il s'agit moins de savoir immédiatement où se trouve un appareil que de déclarer correctement les actifs de l'université dans le cadre des comptes annuels, même s'ils sont déjà partiellement amortis. Il est important de garantir une procédure sûre et de s'assurer que les immobilisations sont entièrement inventoriées. L'un des principes fondamentaux de l'inventaire est l'exhaustivité, et il peut arriver que des pertes soient constatées au cours de l'inventaire, ce qui n'a rien d'inhabituel.
Daniel Schrimpf - Département de gestion financière, Université de Fulda
6. Comment se déroule le déploiement de la solution RFID ?
Daniel Schrimpf : Nous allons introduire la technologie RFID progressivement. Les nouveaux actifs seront étiquetés avec des codes-barres et des étiquettes RFID intégrées, tandis que les actifs existants continueront d'être enregistrés avec des codes-barres.
Au cours des cinq à huit prochaines années, de nombreux actifs seront amortis ou mis au rebut, de sorte que bien plus de la moitié de tous les actifs seront équipés de la technologie RFID.
7. Quels sont les défis à prendre en compte avec la solution RFID ?
Roland Käppel : La présence de métal bloque le signal RFID. C'est pourquoi nous imprimons également des codes-barres sur les étiquettes afin de pouvoir les utiliser en cas de difficultés de lecture. L'inventaire reste ainsi flexible.
Afin que les deux technologies puissent être utilisées en parallèle lors de l'inventaire, nous utilisons des scanners de Zebra Technologies capables de lire les codes-barres et les RFID. Grâce à leur écran plus grand et à leur utilisation intuitive, même les employés inexpérimentés peuvent travailler directement avec les nouveaux appareils sans formation supplémentaire. Les nouveaux scanners sont nettement plus rapides que les anciens appareils.
8. Comment et où les étiquettes RFID sont-elles préparées ?
Roland Käppel : L'impression des étiquettes RFID s'effectue directement à l'université. L'imprimante est connectée au système SAP, ce qui lui permet d'imprimer à la fois des codes-barres et des étiquettes RFID sur une étiquette.
9. Quels tests doivent encore être effectués avant le lancement du projet ?
Daniel Schrimpf : Nous devons encore tester quelles étiquettes RFID sont les plus adaptées, car les matériaux tels que le métal, le bois ou le plastique jouent un rôle important. Il s'agit également d'assurer l'intégration avec SAP afin que les données d'impression soient traitées correctement tant pour les codes-barres que pour les RFID. L'application est déjà prête et la fonction de numérisation a été testée avec succès. Il ne reste plus qu'à sélectionner les étiquettes RFID appropriées et à les apposer sur les marchandises.
Lecteur RFID UHF MC3330xR
Fabricant : Zebra Technologies
Type de scan Imageur 1D, imageur 2D, RFID
Résistance aux chutes de 1,5 m
Indice de protection : IP54
Portée de lecture : jusqu'à 6 m
Domaines d'application : inventaire, commerce, logistique
Distribué par : COT
11. Monsieur Käppel, pouvez-vous nous en dire plus sur l'application spécialement développée pour l'utilisation de la RFID à l'université de Fulda ? Comment fonctionne-t-elle ?
Roland Käppel : L'application spécialement développée pour l'application RFID enregistre automatiquement l'emplacement des objets scannés. Si un objet est trouvé dans une pièce autre que celle qui lui a été initialement attribuée, son nouvel emplacement est immédiatement enregistré. Lors de l'inventaire, on sélectionne au préalable une pièce et on scanne les objets. Si un objet se trouve au mauvais endroit, l'enregistrement est mis à jour en conséquence, sans qu'il soit nécessaire de saisir manuellement le nouvel emplacement. Il est ensuite possible de décider si l'objet doit rester à son nouvel emplacement ou être remis à sa place initiale.
12. Pourriez-vous nous en dire plus sur le logiciel utilisé d'un point de vue informatique ?
Roland Käppel : Le logiciel est connecté au système SAP afin d'importer les données et de lancer l'inventaire. L'utilisateur sélectionne un bâtiment et une pièce, scanne l'inventaire et peut vérifier directement si tout est en ordre. Il est facile d'ajouter des notes sur les objets endommagés ou mal placés. Une fois l'inventaire terminé, les données sont retransférées vers le système SAP, y compris les nouvelles trouvailles qui ne figuraient pas encore dans l'inventaire.
Le logiciel est flexible et extensible. Si nécessaire, des fonctionnalités supplémentaires telles que la localisation en temps réel ou la collecte de données de capteurs peuvent être facilement intégrées. Des adaptations telles que des colonnes de données supplémentaires ou des fonctions spéciales pour certaines universités sont également possibles. L'application peut également passer du mode RFID au mode code-barres, selon les besoins de chaque site.
