Améliorer les soins aux patients grâce à des solutions de localisation en temps réel

Le Hull University Teaching Hospital NHS Trust, également connu sous le nom de « The Trust », a réalisé ce qui est considéré comme le plus grand déploiement de RFID pour RTLS dans le secteur de la santé en Europe.

Plus de 72 000 articles ont déjà été étiquetés avec des étiquettes RFID industrielles. Chaque semaine, 2 700 plateaux stériles sont étiquetés. Plus de 640 lecteurs RFID fixes et plus de 400 antennes ont été installés sur les deux sites principaux, le Hull Royal Infirmary et le Castle Hill Hospital dans le Yorkshire, en Angleterre.

320 ordinateurs mobiles permettent de suivre les articles de l'hôpital et les effets personnels des patients. Le Trust a collaboré avec Zebra Technologies, Tagnos et The Barcode Warehouse pour développer cette solution.

Le Trust

Le Trust hospitalier universitaire de Hull

Le Hull University Teaching Hospitals NHS Trust, « The Trust », est un grand hôpital qui compte deux campus principaux couvrant 120 000 mètres carrés d'espace clinique. Il couvre tous les principaux domaines des soins de santé et est également un hôpital universitaire. Son chiffre d'affaires annuel est d'environ 720 millions de livres sterling.

Près d'un million de personnes se rendent chaque année à l'hôpital pour des consultations allant des urgences aux cliniques externes, en passant par des séjours plus longs en service hospitalier. Environ 8 000 membres du personnel clinique fournissent des services, avec des soins secondaires dispensés à une zone de desserte de 600 000 personnes dans et autour de Hull et de l'East Riding of Yorkshire.

Le Trust, un prestataire de soins de santé innovant

Le Trust est une organisation complexe. Il est également confronté à de nombreux problèmes qui touchent l'ensemble du système de santé, notamment l'augmentation des cas de maladies chroniques, le vieillissement de la population, le coût croissant des médicaments et la pénurie de personnel clinique. Tous ces facteurs exercent une pression sur les équipes et les budgets. Pour aider à résoudre ces problèmes, le Trust se tourne vers les nouvelles technologies et est considéré comme un prestataire de soins de santé pionnier et innovant.

Cependant, la technologie n'est jamais déployée pour la technologie. Comme l'explique Rachael Ellis, directrice du programme Scan4Safety au Trust, « nous ne nous lançons dans un programme de changement que si nous sommes convaincus à 100 % qu'il nous aidera, en fin de compte, à améliorer les soins que nous prodiguons à nos patients. C'était notre priorité lorsque nous avons évalué notre approche de l'initiative Scan4Safety du NHS, qui a été introduite au Trust en 2018. »

SCAN4SAFETY

Une initiative unique en son genre : l'initiative Scan4Safety du NHS

L'initiative Scan4Safety du NHS est la première du genre dans le domaine des soins de santé. Elle fournit des conseils aux trusts du NHS pour déployer la norme GS1 afin d'identifier de manière unique chaque personne, chaque produit et chaque lieu dans le domaine des soins de santé. Des projets pilotes ont été menés dans six trusts « démonstrateurs » du Royaume-Uni.

Les résultats ont montré que les principaux avantages comprenaient l'amélioration des soins et de la sécurité, par exemple grâce à une meilleure traçabilité des implants et à la localisation en temps réel des équipements critiques. Les économies prévues pour l'ensemble du NHS sont estimées à 1 milliard de livres sterling sur sept ans. [1]

Les débuts du déploiement de la RFID

Le Trust avait initialement prévu de tester la RFID dans le cadre du programme Scan4Safety dans son unité de soins intensifs (USI). Les patients en USI peuvent être surveillés et pris en charge par un grand nombre d'appareils tels que des ventilateurs, des tensiomètres et des électrocardiographes. Si le patient doit être déplacé, l'équipement l'accompagne. Il est donc difficile de suivre son emplacement, car il se déplace dans de nombreux services et départements.

Priorité à la RFID : accélération due à la COVID-19

« Il est clairement essentiel que nous disposions du matériel adéquat pour les patients de l'USI, il était donc logique de commencer par cette unité. De plus, un déploiement à grande échelle de la RFID dans le cadre de la mise en œuvre de Scan4Safety, dans un hôpital de cette taille et de cette envergure, n'avait encore jamais eu lieu au Royaume-Uni. Nous voulions nous assurer que nous pouvions valider la technologie dans une zone confinée et disposer des preuves nécessaires pour voir si elle pouvait être étendue à nos deux sites principaux dans le cadre de contraintes budgétaires raisonnables », a déclaré Ellis.

À cette époque, la pandémie a frappé et moins de patients se rendaient à l'hôpital pour des interventions chirurgicales non urgentes. Par conséquent, l'équipe dirigée par Ellis n'a pas pu se rendre dans de nombreux services séparés et isolés. Et, comme le matériel était nécessaire de toute urgence pour les patients atteints de COVID-19, Ellis a décidé de donner la priorité à la technologie RFID.

M. Ellis a saisi l'occasion pour demander un financement discrétionnaire supplémentaire au NHS England, qui, compte tenu de l'importance du projet, a été approuvé puis complété par le Trust. Les fonds supplémentaires ont permis à l'équipe du projet d'acquérir la technologie pour les deux campus principaux et pour tous les services en contact avec les patients.

Localisation des objets du quotidien

Sélection de la technologie

Un petit nombre de fournisseurs, jugés capables de prendre en charge un déploiement d'une telle envergure, ont été invités à soumissionner dans le cadre d'un processus d'appel d'offres conforme aux normes du NHS. Mais si un mot pouvait résumer ce que recherchait le Trust, c'était bien la « flexibilité ».

Il avait besoin que la technologie soit en place pendant de nombreuses années et savait qu'au fil du temps, l'étendue de ce qu'il souhaitait suivre et tracer pourrait changer.

Dans le cadre de son processus de découverte, l'équipe du projet s'est entretenue avec des clients de Zebra issus d'autres secteurs, notamment la vente au détail et la logistique, qui déploient généralement des solutions RTLS sur de nombreux sites et pour suivre plusieurs milliers d'articles. Ces discussions ont renforcé la confiance dans une solution RFID.

« Nous avons rapidement compris que le suivi des actifs pouvait couvrir pratiquement tout, et nous avons cherché une solution permettant de suivre de manière transparente une gamme d'actifs beaucoup plus large que ce que nous avions initialement prévu. Après avoir discuté avec différents fournisseurs, c'est Zebra qui s'est montré le plus ouvert à nos besoins changeants, avec sa solution cloud Zebra MotionWorks de suivi des équipements médicaux. En ce qui la concernait, la solution était une page blanche. Cette volonté d'écouter nos besoins et de faire preuve de polyvalence a été la principale raison pour laquelle nous avons choisi Zebra, en plus de ses références clients et de son écosystème de technologies et d'assistance. »

Rachael Ellis - Directrice du programmeScan4Safety , Hull University Teaching Hospitals NHS Trust

Un manque de transparence

Au départ, le Trust a cherché à remédier au manque de visibilité de ses actifs, qui causait toute une série de problèmes. L'un des principaux problèmes était que le personnel clinique passait du temps à rechercher des articles, en particulier ceux nécessaires pour le prochain cas sur la liste des opérations.

Les biens des patients pouvaient avoir été transférés dans un autre service ou se trouver, à l'insu du personnel, au service d'ingénierie médicale pour un entretien de routine. Dans le cadre d'une étude des temps et mouvements menée pendant 4 heures, huit membres de l'équipe chirurgicale, y compris des cliniciens, ont passé au total 3 heures et 48 minutes à rechercher des biens.

Suivi des effets personnels des patients

De plus, en raison du manque de visibilité, les articles couramment utilisés, tels que les plateaux chirurgicaux, étaient souvent achetés en excès ou devaient être acheminés en urgence par le service de stérilisation afin de constituer un stock tampon. Alors que l'équipe d'Ellis explorait les capacités du RTLS et le potentiel de suivi immédiat des articles, elle a cherché à élargir la portée du projet.

L'un des domaines d'intérêt était la traçabilité des effets personnels des patients. Des articles tels que les lunettes et les appareils auditifs peuvent être égarés, empêchant ainsi le patient de lire ou de regarder la télévision, ce qui est source de détresse.

La méthodologie GIRFT

Cela crée également une réaction en chaîne. Les proches doivent signaler le problème à l'hôpital, puis les cliniciens, le personnel d'entretien, les équipes soignantes et les brancardiers doivent passer du temps à rechercher les articles.

Au sein du NHS, l'accent est mis sur la méthodologie GIRFT (« Getting It Right First Time », ou « Bien faire du premier coup »), qui vise à améliorer les résultats pour les patients. L'utilisation de cette solution pour les effets personnels des patients a été considérée comme un exemple classique de GIRFT et comme une grande victoire pour les patients, les proches et les cliniciens.

RFID et RTLS

Construire la plus grande solution RFID RTLS d'Europe

Le Trust a travaillé en étroite collaboration avec Zebra, Tagnos et The Barcode Warehouse pour définir sa solution. Il a examiné le nombre d'articles à suivre, leur type, leur résistance aux températures élevées ou basses, le type de matériaux sur lesquels les étiquettes seraient apposées, le nombre d'utilisateurs du système et la manière de zoner l'hôpital afin de rendre l'utilisation du logiciel intuitive pour le personnel.

Il a également évalué s'il fallait utiliser la technologie RFID passive ou active et le Wi-Fi ou une solution en réseau pour connecter les lecteurs RFID. Le Trust a choisi d'utiliser la technologie RFID passive pour étiqueter ses articles. Il cite comme principale raison de sa décision le coût moindre et la maintenance plus facile par rapport à une solution RFID active, où les piles des étiquettes doivent être changées plus fréquemment.

Installation du matériel

Les étiquettes RFID passives doivent passer sous les lecteurs. Le Trust a donc installé plus de 650 lecteurs RFID fixes FX7500 et plus de 400 antennes sur ses campus afin d'assurer une couverture de suivi complète. Le Trust a déterminé que chaque entrée et sortie des patients devait être visible.

Les lecteurs sont mis en réseau à l'aide de câbles Power over Ethernet (PoE) afin d'atténuer les changements futurs des normes et technologies Wi-Fi, qui pourraient nécessiter la mise à jour des lecteurs pour qu'ils fonctionnent avec toute nouvelle norme de réseau sans fil. (Cela a nécessité plus de 10 km de câblage pour connecter tous les lecteurs).

Lecteurs RFID portables et ordinateurs mobiles

Les cliniciens devaient également avoir accès à des capacités de lecture RFID portables. Ils consultaient Zebra MotionWorks pour localiser la zone dans laquelle se trouvait un article, puis utilisaient l'appareil mobile pour l'identifier. Cela permettait également d'effectuer des contrôles d'inventaire ponctuels et, à l'avenir, de gérer des tâches telles que le suivi des effets personnels des patients.

Zebra possède une solide expérience dans le domaine des ordinateurs mobiles robustes conçus pour le secteur de la santé. The Trust a donc choisi 320 ordinateurs mobiles Zebra TC52-HC. Cet ordinateur mobile Android est robuste, résistant et puissant. Il peut prendre en charge toute une série d'applications, notamment la mise à jour des dossiers des patients, la mise en place de services « push-to-talk » entre les membres du personnel, la saisie de données de codes-barres et bien d'autres encore. Conçu pour le secteur de la santé, cet ordinateur est fabriqué à partir de plastiques de qualité médicale avancés qui résistent à des nettoyages fréquents à l'aide d'une large gamme de désinfectants.

Dans le cadre de l'application du Trust, ces appareils sont principalement utilisés pour lire des étiquettes RFID et scanner les procédures de soins aux patients à l'aide d'ordinateurs mobiles connectés physiquement ou synchronisés via Bluetooth avec le lecteur RFID portable Zebra RFD8500 afin de permettre la lecture des étiquettes.

Une solution de chariot intelligent

La magie à l'hôpital

« Les appareils Zebra sont beaucoup plus légers que nos anciens appareils, ils sont robustes et répondent à nos exigences en matière de prévention et de contrôle des infections. J'ai été impressionné par le TC52-HC lorsque je l'ai vu », a déclaré Ellis.

« Dans l'ensemble du secteur, les lecteurs RFID sont souvent appelés familièrement « pistolets », mais cela semblait inapproprié dans un hôpital ! Nous les appelons « baguettes magiques », en référence à leur capacité presque magique de trouver n'importe quel bien dans l'hôpital en appuyant simplement sur quelques boutons de l'écran et en utilisant la baguette pour aller le chercher. J'entends souvent les gens dire « Qui a la baguette magique ? » lorsque vous vous promenez dans les services. »

Plus de 72 000 biens étiquetés

Dans le cadre du projet, l'équipe d'Ellis a entrepris un inventaire complet des équipements afin d'établir une base de référence. Elle a également créé une solution de chariots intelligents pour permettre aux membres de l'équipe de se déplacer facilement dans l'hôpital et d'étiqueter les articles.

Cela a changé la donne, car cela a permis à l'équipe RFID du Trust de voir les actifs et de les étiqueter immédiatement sans craindre de devoir les laisser pour aller imprimer une étiquette et revenir pour constater qu'ils ont été déplacés !

Le « hub de chariots » est équipé d'une imprimante industrielle Zebra ZT411 qui permet d'imprimer des étiquettes RFID industrielles. Au total, le Trust a désormais étiqueté plus de 72 000 actifs et continue d'étiqueter jusqu'à 2 700 plateaux stériles chaque semaine, ce qui représente vraisemblablement le plus grand déploiement RFID pour RTLS dans le secteur de la santé en Europe.

Compte tenu de l'importance de la solution, celle-ci est soutenue par un plan de maintenance Zebra OneCare avec des délais d'exécution garantis pour les appareils mobiles et la maintenance des lecteurs fixes.

« Nous pensons qu'il s'agit du plus grand déploiement de RFID dans le secteur de la santé pour le suivi en temps réel en Europe. C'est certainement le plus complexe, mais Zebra nous a apporté un soutien sans faille tout au long du processus. Sa solution est la plus flexible, et nous constatons déjà des améliorations dans les soins aux patients, ainsi que d'énormes gains de temps et une réduction des coûts d'approvisionnement. »

Rachael Ellis - Directrice du programmeScan4Safety , Hull University Teaching Hospitals NHS Trust

Avantages et perspectives d'avenir

Les améliorations apportées aux soins prodigués aux patients figurent en tête d'une longue liste d'avantages

Le projet apporte de nombreux avantages dans trois domaines clés : les opérations quotidiennes, les achats et les soins aux patients. En termes de flux de travail quotidiens, les cliniciens passent désormais beaucoup moins de temps à rechercher du matériel. Ils peuvent suivre les articles jusqu'aux services et utiliser les baguettes, qu'ils agitent, pour identifier rapidement ce qu'ils recherchent. On estime qu'environ 2 500 employés passent environ 56 minutes par semaine (soit 14 minutes par équipe) à rechercher des articles.

Chaque recherche prend désormais moins de 4 minutes en moyenne. Cela permet d'économiser environ 35 heures par employé et par an, soit 87 500 heures pour 2 500 employés, ce qui équivaut à 2 187 semaines. Il s'agit clairement d'un gain considérable, essentiel pour atteindre l'objectif de retour sur investissement prévu dans environ 24 mois. Le Trust vise également à supprimer les e-mails globaux envoyés à l'ensemble du personnel pour leur demander de rechercher des articles. Le Trust a estimé que, sur les 5 500 personnes qui reçoivent l'e-mail global, 50 % l'ouvrent (2 750 personnes).

Si chacune d'entre elles prenait 3 minutes pour lire cet e-mail et déterminer les étapes suivantes, cela représenterait 8 250 minutes, soit 137,5 heures, de temps perdu par e-mail.

L'importance des données en temps réel

En matière d'approvisionnement, The Trust peut utiliser des données en temps réel pour connaître exactement l'état de ses stocks et leur emplacement. Elle peut également acheter ce dont elle a besoin sans surcompenser et, comme elle sait quels articles sont les plus couramment utilisés, elle peut en acheter davantage. Une meilleure gestion du retour des biens loués permettra de réaliser des économies supplémentaires. Par exemple, The Trust peut louer des articles coûteux tels que des lits et des chaises bariatriques pour des patients spécifiques.

Il arrive parfois que les lits soient déplacés et égarés. De plus, il est facile d'oublier la date à laquelle un article doit être renvoyé, ce qui signifie que la société de location facturera des frais supplémentaires en cas de retour tardif. À l'avenir, The Trust pourra utiliser Motion-Works for Healthcare pour suivre les équipements loués et être automatiquement alerté lorsqu'ils doivent être renvoyés, évitant ainsi les frais supplémentaires.

Les soins aux patients comme priorité absolue

En matière de soins aux patients, qui constituent la priorité absolue pour Ellis et son équipe, les avantages sont multiples. Le suivi planifié des effets personnels des patients permettra d'éviter leur perte, réduisant ainsi le stress des patients, de leurs familles et des cliniciens qui pourraient devoir passer du temps à les rechercher. Les procédures seront également moins susceptibles d'être annulées. Par exemple, les plateaux chirurgicaux sont parfois égarés et, s'ils ne sont pas retrouvés, les opérations peuvent être annulées.

Désormais, le plateau peut être recherché sur un ordinateur de bureau ou une tablette de qualité médicale, et la baguette magique permet de le localiser dans les réserves ou les couloirs des salles d'opération. Même s'il se trouve au mauvais endroit, il sera retrouvé. C'est un énorme avantage pour les patients, car leur opération ne sera pas annulée en raison de la perte de plateaux et d'instruments stériles.

De plus, l'atténuation des risques est également essentielle. Par exemple, si un plateau d'instruments de chirurgie cardiaque tombe, un autre peut être localisé en quelques secondes, ce qui garantit un retard minimal pour une opération vitale.

Le potentiel futur de la RFID

À l'avenir, le Trust dispose du système polyvalent de suivi des actifs qu'il avait prévu de déployer. Les avantages se multiplieront encore à mesure que de nouvelles applications seront mises en place. Il s'agit notamment du suivi des effets personnels des patients et de l'ajout d'équipements de location à l'inventaire en temps réel.

« Le système est facile à utiliser et nos collègues l'ont rapidement adopté. Pour moi, le meilleur résultat est une nette amélioration des soins prodigués aux patients. Si nous disposons toujours du matériel adéquat lorsque nous en avons besoin, nous pouvons finalement raccourcir la durée des séjours, ce qui est un excellent résultat. Le gain de temps est également remarquable, et nous voyons un énorme potentiel pour le déploiement de la RFID dans d'autres trusts. Ce projet a été difficile et a rencontré de nombreux obstacles, car les hôpitaux sont des environnements complexes et soumis à de fortes pressions, qui disposent de nombreux systèmes et bâtiments hérités, auxquels s'ajoutent des exigences légales et des exigences en matière de soins aux patients. Mais je suis ravie de ce projet et de la base polyvalente qu'il nous offre pour nous adapter à mesure que nous ajoutons de nouvelles applications afin d'améliorer nos opérations au cours des prochaines années. »

Rachael Ellis - Directrice du programmeScan4Safety , Hull University Teaching Hospitals NHS Trust