- RFID hat manuelle Erfassung ersetzt und reduziert Wartezeiten sowie tägliche Aufwände deutlich.
- Automatisierte Ausgabeschränke erlauben 24/7-Zugriff mit eindeutiger Benutzeridentifikation und medienbruchfreier Rücknahme.
- Echtzeitdaten und KPIs schaffen Transparenz über Bestände, Reinigungszyklen und Umlaufmengen im Textilkreislauf.
- Täglicher HR-Sync und standardisierte Stammdaten ermöglichen präzise Zuordnung, Nachverfolgbarkeit und auditable Prozesse.
Verwaltung und Verteilung von 150.000 Arbeitskleidungsstücken pro Monat
Das Universitätsklinikum Ljubljana (UKC) geht den Schritt von Papierformularen zu einem RFID-basierten Arbeitskleidungsmanagement. Der Anlass war typisch für große Kliniken: fehlende Transparenz, hoher manueller Aufwand, keine belastbaren Analysen und aufwendige Bestandsprüfungen.
Heute sorgt ein integriertes UHF-RFID-System für automatisierte Ausgabe und Rücknahme – mit 24/7-Verfügbarkeit, belastbaren Daten und klaren Prozessen. Nächster Schritt ist die Ausweitung der automatisierten Ausgabesysteme – vor allem in klinischen Abteilungen außerhalb des Hauptgebäudes und in Neubauten. Perspektivisch plant das UKC, künstliche Intelligenz in die Analysen einzubinden.
Das Universitätsklinikum Ljubljana
Mit rund 8.600 Mitarbeitern ist das Universitätsklinikum Ljubljana eine der größten Einrichtungen Sloweniens. Das Universitätsklinikum Ljubljana ist eine öffentliche Gesundheitseinrichtung, die sekundäre und tertiäre Gesundheitsdienstleistungen sowie Bildungs- und Forschungsaktivitäten anbietet. Kapazität: rund 2.100–2.166 Betten.
Automatisierter Ausgabeschrank im Closed-Loop-Betrieb
Im März 2025 wurde das Gerät zur automatisierten Ausgabe und Rückgabe nahtlos in das bestehende RFID-System integriert und zunächst im Regelbetrieb erprobt. An der Front sorgen ein RFID-Kartenleser zur eindeutigen Benutzeridentifikation und ein Touchscreen für eine geführte Auswahl der Artikel.
Mitarbeitende authentifizieren sich mit ihrer ID-Karte, sehen unmittelbar die für sie verfügbaren Teile und bestätigen Größe und Artikel mit einem Fingertipp; die Ausgabe erfolgt anschließend automatisiert.
Auch die Rücknahme ist vollständig digitalisiert: Nach der Anmeldung öffnet sich das Abgabefenster, die verschmutzte Kleidung wird eingelegt und der Vorgang per Klappschließung abgeschlossen.
Im Inneren arbeitet ein klar strukturiertes Regalsystem mit 22 Zentimeter breiten, beschrifteten Schubladen, deren Befüllung durch das Servicepersonal standardisiert erfolgt. Jeder Artikel ist mit einem eingenähten RFID-Tag versehen; integrierte Antennen und Sensorik erkennen zuverlässig, welche Teile entnommen oder zurückgegeben wurden, und verbuchen die Transaktion ohne Medienbruch im System.
Eine App-Benachrichtigung informiert darüber hinaus, wenn der Sammelwagen für gebrauchte Wäsche voll ist und geleert werden muss.
Alles im Blick – rund um die Uhr
Kurz gesagt: Die Kleidung ist 24/7 verfügbar, der Status jedes Teils lässt sich im Gerät jederzeit nachsehen, und bei knappen Beständen gibt’s automatische Hinweise. Nutzerprofile werden direkt in der Anwendung gepflegt – ohne Umwege.
Gleichzeitig sorgt die lückenlose Erfassung aller Bewegungen für Echtzeit-Transparenz über den gesamten Textilkreislauf, von der Entnahme bis zur Reinigung. Das liefert präzise Auswertungen und eine Planung, die nicht schätzt, sondern weiß.
Technischer Projektstart
Vor Projektbeginn wurde die Ausgabe der Arbeitskleidung manuell dokumentiert. Analysen waren nur mit großem Aufwand möglich, Inventuren ineffizient. Außerdem verfügten die Ausgabestellen nicht über Internetanschlüsse. Der erste Projektschritt war deshalb die Infrastruktur zu schaffen. 18 Ausgabestellen wurden mit Touchscreen-Computern, Antennen und RFID-Lesern ausgestattet.
Warum? Von Anfang an sollte die Lösung auf Prozessgeschwindigkeit, Datenqualität und Transparenz abzielen.
Die Ziele: robuste Erfassung, stabile Schnittstellen, klare Bedienlogik. Nach erfolgreichem Test. Die 3 Monate dauerten, startete der Rollout step by step über alle Standorte. Heute werden im Durchschnitt täglich 6.000 Kleidungsstücke ausgegeben.
„Die Umstellung auf automatisierte Ausgabe wurde anfangs mit Zurückhaltung aufgenommen – eine übliche Reaktion bei Prozessänderungen. Entscheidend war die einfache Bedienung und die verkürzte Wartezeit. Die Akzeptanz stieg schnell, als die 24/7-Versorgung im Alltag Wirkung zeigte.“ - Dr. Danijela Kralj, Leiterin der Versorgungsdienste, Universitätsklinikum Ljubljana.
Von Pilotbetrieb zu Closed-Loop-Textillogistik
Die Einführung begann mit einer Pilot- und Grundbetriebsphase, in der lokale Ausgabeprozesse stabilisiert und die Stammdatenlogik für Mitarbeitende, Abteilungen, Größen und Sollstückzahlen definiert wurde. Daran schloss sich bis 2025 ein gestaffelter Rollout an, bei dem alle 18 Ausgabestandorte auf RFID-gestützte Abläufe umgestellt wurden.
Im nächsten Schritt erweiterte ein RFID-Portal die Erfassung auf komplette Wäschewagen und machte Logistikfluss, Wäschereidurchlauf und Rückverfolgung transparent. Abschließend wurde ein automatisierter Ausgabeschrank integriert, der Ausgabe und Rücknahme rund um die Uhr ermöglicht und den Closed-Loop-Prozess ohne Medienbruch vervollständigt.
„Durch die Einführung von Kontroll- und Automatisierungsprozessen konnten alle zeitaufwändigen Aufgaben eliminiert werden. Das manuelle Sortieren und Zählen von schmutziger Wäsche, das zuvor durchschnittlich 1,5 Stunden pro Tag in Anspruch nahm, entfällt nun. Das Informationssystem ermöglicht den Ausdruck einer Liste der zur Wäscherei geschickten schmutzigen Wäsche.“ - Dr. Danijela Kralj, Leiterin der Versorgungsdienste, Universitätsklinikum Ljubljana.
Partner
In der ersten Projektphase übernahm ŠPICA, d.o.o. die Entwicklung und Implementierung des RFID-Systems. Darauf folgte die zweite Phase unter Cetis d.o.o. mit einer Systemaktualisierung und der Einführung eines RFID-Portals zur Erfassung kompletter Wäschewagen.
In der dritten Phase integrierte INTERPART, d.o.o. den Schrank für die automatisierte Ausgabe von Arbeitskleidung.
„Die größte organisatorische Herausforderung war die Koordination zwischen internen Teams und externen Partnern – typisch für Projekte, die IT, Logistik, Wäscherei und Pflege zugleich berühren.“ - Dr. Danijela Kralj, Leiterin der Versorgungsdienste, Universitätsklinikum Ljubljana.
Täglicher HR-Sync und RFID-basierte Rückverfolgung
Das System ist mit der Personalabteilung verbunden. Mitarbeiterdaten (Name, Personalnummer, Abteilung) werden täglich aktualisiert. Bei der Erstausstattung bzw. Ausgabe werden pro Person und nach Abteilung, Kleidungstypen, Konfektionsgrößen und Sollmengen erfasst.
RFID-Tags ermöglichen die eindeutige Zuordnung jedes Kleidungsstücks zum Bestand und – temporär – zu einem Mitarbeiterkonto. Das Portal für Wäschewagen erfasst Gebinde beim Transport, sodass Voll- und Leerfahrten, Reinigungszyklen und Mengendrehungen transparent werden.
Vom Check-in bis zur Analyse
An der Ausgabestelle identifiziert das Team neue Mitarbeitende über die ID/HR-Schnittstelle per Name oder Personalnummer; das System provisioniert Profile, Größen und Sollmengen. Die Regelausgabe läuft parametrisiert: Pro Kleidungsart sind Limits hinterlegt, die Entnahme erfolgt via UHF-RFID-Scan, erzeugt Tag-Events im Transaktionslog und liefert einen lückenlosen Audit-Trail – schnell, fehlerarm, nachvollziehbar.
Bei Rücknahme & Reinigung werden die Teile erneut erfasst, per Portal-Gate den Wäschewagen zugeordnet und in den Reinigungszyklus überführt; Bewegungen und Statusänderungen werden in Echtzeit telemetriert. Für den Schichtbetrieb stellt der 24/7-Ausgabeautomat eine medienbruchfreie Versorgung sicher, inklusive Access-Control, Bestandsüberwachung und Low-Stock-Alerts.
Parallel aggregiert die Reporting/Analytics-Schicht Bestände, Umlaufmengen, Aussonderungen und Reinigungsstatus zu KPIs und Dashboards; APIs stellen die Daten für Planung, SLA-Monitoring und Forecasting bereit. So entsteht eine geschlossene, datenzentrierte Closed-Loop-Textillogistik, die Prozesse steuert und Entscheidungen in Echtzeit absichert.
KPIs im Textilkreislauf auf Echtzeitniveau
Seit der Einführung des RFID-Systems hat das Universitätsklinikum Ljubljana die Abläufe im Arbeitskleidungsmanagement spürbar beschleunigt und zugleich verlässlicher gemacht. Die vormals manuellen Schritte wurden durch automatisierte Erfassung ersetzt, wodurch Wartezeiten und Laufwege sanken und die Ausgabeprozesse deutlich flüssiger ablaufen.
Grundlage dafür ist eine konsistente Datenbasis: Jedes Kleidungsstück ist eindeutig zugeordnet, Mitarbeitendendaten werden täglich aus der Personalabteilung synchronisiert, und Bestände lassen sich über alle Stationen hinweg nahezu in Echtzeit nachvollziehen. Dadurch entsteht eine durchgängige Transparenz – von der individuellen Entnahme über den Ausgaberaum bis hin zu Transport und Reinigung.
Gleichzeitig wird der gesamte Lebenszyklus der Kleidung sichtbar: Welche Teile aussortiert werden müssen, welche sich in der Reinigung oder Rücksendung befinden und welche zur Änderung abgegeben wurden. Diese Sichtbarkeit führt zu einer realistischen, datenbasierten Bedarfsplanung und verhindert Über- oder Unterdeckungen bei Neuanschaffungen.
Echtzeit-Validierung: Richtige Teile, richtige Person, belegbar
Auch in puncto Sicherheit, Hygiene und Compliance setzt die Lösung neue Standards. Prozessschritte, die hygienisch heikel und organisatorisch aufwendig waren – etwa das Vorsortieren und Zählen verschmutzter Wäsche –, wurden durch die RFID-gestützte Abwicklung weitgehend eliminiert oder klar strukturiert.
Das System erkennt zuverlässig, wenn Kleidungsstücke versehentlich der falschen Person zugeordnet oder mit einem unpassenden Konto zurückgegeben werden, was die Rückverfolgbarkeit verbessert und Fehler frühzeitig sichtbar macht. Der papierlose, digital auditierbare Prozess schafft belastbare Nachweise für interne Kontrollen und externe Audits und ermöglicht fundierte Analysen vom Verbrauchsprofil bis zu Spitzenzeiten.
In der Summe verbinden sich Geschwindigkeit, Datenqualität und Hygiene zu einer stabilen, nachvollziehbaren Prozesskette, die den klinischen Betrieb entlastet, Risiken reduziert und Ressourcen zielgenau steuert.
