VERBESSERTE PATIENTENPFLEGE mit Echtzeit-Ortungslösungen bei The Trust

Hull University Teaching Hospital spart Zeit und Geld und optimiert die Arbeitsabläufe mit Zebra Technologies, dem Barcode Warehouse und Tagnos.

Fortschrittliche Patientenversorgung mit Echtzeit-Ortung

End User Story

13 Min
14. November 2023
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RTLS & RFID im Gesundheitswesen

Der Hull University Teaching Hospital NHS Trust, auch bekannt als „The Trust“, hat den vermutlich größten Einsatz von RFID für RTLS im Gesundheitswesen in Europa durchgeführt.

Über 72.000 Gegenstände sind bereits mit industriellen RFID-Etiketten gekennzeichnet worden. Wöchentlich werden 2.700 sterile Tabletts gekennzeichnet. An den beiden Hauptstandorten Hull Royal Infirmary und Castle Hill Hospital in Yorkshire, England, wurden über 640 stationäre RFID-Lesegeräte und mehr als 400 Antennen installiert.

320 mobile Computer ermöglichen die Nachverfolgung von Krankenhausgegenständen und Patienteneigentum. Bei der Entwicklung der Lösung arbeitete der Trust mit Zebra Technologies, Tagnos und The Barcode Warehouse zusammen.

The Trust

Der Hull University Teaching Hospital NHS Trust

Der Hull University Teaching Hospitals NHS Trust, „The Trust“, ist ein großes Krankenhaus mit zwei Hauptstandorten und einer klinischen Fläche von 120.000 Quadratmetern. Es deckt alle Hauptgebiete des Gesundheitswesens ab und ist auch ein Universitätslehrkrankenhaus. Die jährlichen Einnahmen des Trusts belaufen sich auf rund 720 Millionen Pfund.

Nahezu eine Million Menschen besuchen das Krankenhaus jedes Jahr, von der Notaufnahme über die Ambulanz bis hin zu längeren stationären Aufenthalten. Rund 8.000 klinische Mitarbeiter erbringen Dienstleistungen, wobei die Sekundärversorgung für ein Einzugsgebiet von 600.000 Menschen in und um die Region Hull und East Riding of Yorkshire erbracht wird.

Castle Hill Hospital

Castle Hill Hospital is one of the Trust’s two main sites and is located in Cottingham.

Der Trust als innovativer Gesundheitsdienstleister

Der Trust ist eine komplexe Organisation. Er ist mit vielen der Probleme konfrontiert, die das Gesundheitssystem insgesamt herausfordern, darunter die Zunahme chronischer Krankheiten, eine alternde Bevölkerung, teurere Medikamente und ein Mangel an klinischem Personal. All diese Faktoren üben Druck auf Teams und Budgets aus. Um diese Probleme zu lösen, setzt der Trust auf neue Technologien und gilt als Pionier und innovativer Gesundheitsdienstleister

Technologie wird allerdings nie als Selbstzweck eingesetzt. Rachael Ellis, Scan4Safety Program Director bei The Trust, erklärt: „Wir beginnen nur dann mit einem Veränderungsprogramm, wenn wir zu 100 % davon überzeugt sind, dass es uns letztendlich helfen wird, die Versorgung unserer Patienten zu verbessern. Das stand im Vordergrund, als wir unseren Ansatz für die Scan4Safety-Initiative des NHS evaluierten, die 2018 im Trust eingeführt wurde.“

SCAN4SAFETY

Die erste ihrer Art: Die Scan4Safety-Initiative des NHS

Die Scan4Safety-Initiative des NHS ist die erste ihrer Art im Gesundheitswesen. Sie bietet den NHS-Trusts eine Anleitung für die Anwendung des GS1-Standards zur eindeutigen Identifizierung jeder Person, jedes Produkts und jedes Ortes im Gesundheitswesen. Das Projekt wurde in sechs „Demonstrations“-Trusts im Vereinigten Königreich erprobt.

Die Ergebnisse zeigten, dass zu den wichtigsten Vorteilen die Verbesserung der Pflege und der Sicherheit gehört, indem beispielsweise die Rückverfolgbarkeit von Implantaten und die Echtzeit-Ortung wichtiger Geräte verbessert wird. Die prognostizierten Kosteneinsparungen im gesamten NHS werden auf 1 Milliarde Pfund über sieben Jahre geschätzt. [1]

Der Beginn der RFID-Einführung

Der Trust plante ursprünglich, RFID als Teil des Scan4Safety-Programms in der Intensivstation zu testen. Patienten auf der Intensivstation können von zahlreichen Geräten wie Beatmungsgeräten, Blutdruckmessgeräten und Elektrokardiographen überwacht und unterstützt werden. Muss der Patient verlegt werden, reisen die Geräte mit ihm. Daher ist es schwierig, den Standort der Geräte zu verfolgen, da sie auf viele Stationen und Abteilungen verteilt werden.

Priorisierung von RFID: Beschleunigt durch COVID-19

„Es ist ganz klar von entscheidender Bedeutung, dass wir die richtigen Geräte für die Patienten auf der Intensivstation zur Verfügung haben, daher war es sinnvoll, dieses Gerät zuerst zu prüfen. Außerdem wurde RFID im Rahmen der Scan4Safety-Implementierung in einem ganzen Krankenhaus dieser Größe und dieses Umfangs im Vereinigten Königreich noch nicht in großem Umfang eingesetzt. Wir wollten sichergehen, dass wir die Technologie in einem begrenzten Bereich validieren können und den Nachweis erbringen, ob sie innerhalb eines vernünftigen Budgetrahmens auf unsere beiden Hauptstandorte ausgeweitet werden kann“, so Ellis.

Ungefähr zu dieser Zeit brach die Pandemie aus, und weniger Patienten suchten die Krankenhäuser für routinemäßige elektive Eingriffe auf. Infolgedessen konnte das Team von Ellis viele der abgetrennten und isolierten Stationen nicht besuchen. Da die Ausrüstung für die COVID-19-Patienten dringend benötigt wurde, beschloss Ellis, die RFID-Technologie auf der Prioritätenliste nach oben zu setzen.

Ellis nutzte die Gelegenheit, um beim NHS England zusätzliche Mittel zu beantragen, die angesichts der Bedeutung des Projekts bewilligt und anschließend vom Trust verdoppelt wurden. Die zusätzlichen Mittel ermöglichten es dem Projektteam, die Technologie für beide Hauptstandorte und für alle patientenorientierten Abteilungen zu beschaffen.

The First of a Kind: NHS’ Scan4Safety Initiative

Die voraussichtlichen Kosteneinsparungen durch die Scan4Safety-Initiative des NHS werden auf 1 Milliarde Pfund über sieben Jahre geschätzt.

Lokalisierung von Alltagsgegenständen

Technologieauswahl

Eine kleine Anzahl von Anbietern, die als fähig erachtet wurden, eine solch große Einrichtung zu unterstützen, wurden aufgefordert, ein Angebot im Rahmen eines NHSkonformen Beschaffungsprozesses abzugeben. Aber wenn ein Wort zusammenfassen könnte, wonach der Trust suchte, wäre es „Flexibilität“.

Die Technologie sollte über viele Jahre hinweg eingesetzt werden, und man wusste, dass sich der Umfang der zu verfolgenden Daten im Laufe der Zeit ändern könnte.

Im Rahmen des Erkundungsprozesses sprach das Projektteam mit Kunden von Zebra aus anderen Sektoren, darunter Einzelhandel und Logistik, die in der Regel RTLS-Lösungen an zahlreichen Standorten und zur Verfolgung vieler Tausend Artikel einsetzen. Diese Gespräche stärkten das Vertrauen in eine RFID-gestützte Lösung.

„Wir haben schnell erkannt, dass die Nachverfolgung von Vermögenswerten so ziemlich alles abdecken kann, und wir suchten nach einer Lösung, mit der wir eine viel breitere Palette von Vermögenswerten nahtlos nachverfolgen können, als wir ursprünglich erwartet hatten. Nachdem wir mit verschiedenen Anbietern gesprochen hatten, war Zebra mit seiner Cloud-basierten Zebra MotionWorks-Lösung zur Verfolgung medizinischer Geräte am offensten für unsere veränderten Anforderungen. Für das Unternehmen war die Lösung ein unbeschriebenes Blatt. Diese Bereitschaft, auf unsere Anforderungen einzugehen und vielseitig zu sein, war der Hauptgrund, warum wir uns für Zebra entschieden haben, zusammen mit den Kundenreferenzen und dem Technologie- und Support-Ökosystem des Unternehmens.“

Rachael Ellis,

Scan4Safety Program Director

bei Hull University Teaching Hospitals NHS Trust

The Trust opted to select 320 Zebra TC52-HC mobile computers.

Der Trust entschied sich für 320 Zebra TC52-HC Mobilcomputer.

Fehlende Transparenz

Ursprünglich wollte der Trust die mangelnde Sichtbarkeit der Bestände beheben, die eine Reihe von Problemen verursachte. Ein Hauptproblem war, dass das Klinikpersonal viel Zeit mit der Suche nach Gegenständen verbrachte, insbesondere nach solchen, die für den nächsten Fall auf der OP-Liste benötigt wurden.

Möglicherweise wurden Patientenutensilien auf eine andere Station verlegt oder befanden sich unwissentlich in der Medizintechnik zur Routinewartung. In einer Zeit- und Bewegungsstudie, die über einen Zeitraum von vier Stunden durchgeführt wurde, verbrachten acht Mitglieder des OP-Teams, einschließlich der Kliniker, insgesamt 3 Stunden und 48 Minuten mit der Suche nach Gegenständen.

Rückverfolgung der Gegenstände des Patienten

Außerdem wurden aufgrund der mangelnden Sichtbarkeit häufig benötigte Artikel, wie z.B. chirurgische Tabletts, oft zu viel gekauft oder mussten im Schnellverfahren durch die Sterilgutabteilung befördert werden, um einen Pufferbestand bereitzustellen. Als Ellis‘ Team die Möglichkeiten von RTLS und das Potenzial zur sofortigen Nachverfolgung von Artikeln untersuchte, wollte es den Umfang des Auftrags erweitern.

Ein Bereich von Interesse war die Rückverfolgbarkeit von Gegenständen der Patienten. Gegenstände wie Brillen und Hörgeräte können verlegt werden, so dass der Patient nicht mehr lesen oder fernsehen kann, was zu Stress führt.

Die GIRFT-Methodik

Dadurch wird auch eine Kettenreaktion ausgelöst. Die Angehörigen wenden sich in diesen Fällen an das Krankenhaus und Ärzte, das Housekeeping und die Pflegeteams wenden Zeit auf, um die Gegenstände zu finden.

Im NHS liegt ein großer Schwerpunkt auf der GIRFT-Methode („Getting It Right First Time“), die darauf abzielt, die Ergebnisse für die Patienten zu verbessern. Persönliche Gegenstände von Patienten zu lokalisieren ist ein klassisches Beispiel für GIRFT und ein großer Vorteil für Patienten, Angehörige und Klinikpersonal.

RFID & RTLS

Aufbau der größten RFID-RTLS-Lösung Europas

Der Trust arbeitete eng mit Zebra, Tagnos und The Barcode Warehouse zusammen, um eine Lösung zu finden. Es wurde untersucht, wie viele Artikel verfolgt werden mussten, um welche Art von Artikeln es sich handelte, ob sie heißen oder kalten Temperaturen standhalten mussten, auf welche Art von Materialien die Etiketten aufgebracht werden sollten, wie viele Nutzer das System haben sollte und wie das Krankenhaus eingeteilt werden sollte, damit das Personal die Software intuitiv nutzen konnte.

Außerdem wurde geprüft, ob passive oder aktive RFID-Technologie sowie Wi-Fi oder eine Netzwerklösung für den Anschluss von RFID-Lesegeräten verwendet werden sollte. Der Trust entschied sich für den Einsatz passiver RFID-Technologie zur Kennzeichnung seiner Artikel. Der Hauptgrund für diese Entscheidung waren die geringeren Kosten und die einfachere Wartung im Vergleich zu einer aktiven RFID-Lösung, bei der die Batterien der Etiketten häufiger gewechselt werden müssen.

Hardware-Installation

Passive RFID-Etiketten müssen unter den Lesegeräten hindurchgeführt werden. Daher installierte der Trust über 650 FX7500 stationäre RFID-Lesegeräte und mehr als 400 Antennen auf dem gesamten Gelände, um eine umfassende Abdeckung zu gewährleisten. Der Trust legte fest, dass jeder Patientenein- und -ausgang sichtbar sein muss.

Die Lesegeräte sind mit Power-over-Ethernet-Kabeln (PoE) vernetzt, um künftige Änderungen der Wi-Fi-Standards und -Technologien abzufedern, die bedeuten könnten, dass die Lesegeräte aktualisiert werden müssten, um mit jedem neuen drahtlosen Netzwerkstandard zu funktionieren. (Dies erforderte mehr als 6,2 Meilen an Verkabelung, um alle Lesegeräte miteinander zu verbinden).

In the Trust's application, the main use of the devices is to read RFID tags and scan patient care procedures.

In der Anwendung des Trusts werden die Geräte hauptsächlich zum Lesen von RFID-Etiketten und zum Scannen von Patientenbehandlungsverfahren eingesetzt.

Handheld-RFID-Lesegeräte und mobile Computer

Die Kliniker mussten auch Zugang zu RFID-Handlesegeräten haben. Sie würden Zebra MotionWorks zu Rate ziehen, um den Bereich zu lokalisieren, in dem sich ein Gegenstand befindet, und dann das mobile Gerät verwenden, um ihn zu identifizieren. Es wäre auch nützlich, um Ad-hoc-Bestandsprüfungen durchzuführen und in Zukunft Aufgaben wie die Nachverfolgung der Gegenstände eines Patienten zu verwalten.

Zebra kann auf eine lange Erfolgsgeschichte bei robusten mobilen Computern für das Gesundheitswesen zurückblicken, und der Trust entschied sich für 320 mobile Computer vom Typ Zebra TC52-HC. Der Android-Mobilcomputer ist robust, widerstandsfähig und leistungsfähig und kann eine Reihe von Anwendungen unterstützen, z. B. die Aktualisierung von Patientenakten, die Ermöglichung von Push-Talk-Diensten zwischen Mitarbeitern, die Erfassung von Barcode-Daten und vieles mehr. Der Computer wurde für den Einsatz im Gesundheitswesen entwickelt und besteht aus hochwertigem, medizinischem Kunststoff, der einer häufigen Reinigung mit einer großen Auswahl an Desinfektionsmitteln standhält.

Bei der Anwendung von The Trust werden die Geräte hauptsächlich zum Lesen von RFID-Etiketten und zum Scannen von Patientenbehandlungsverfahren eingesetzt, wobei die mobilen Computer entweder physisch mit dem Zebra RFD8500 Handheld-RFID-Sled verbunden oder über Bluetooth mit diesem synchronisiert werden, um das Lesen der Etiketten zu ermöglichen.

Magie im Krankenhaus

Magie im Krankenhaus

„Die Geräte von Zebra sind viel leichter als unsere bisherigen Handgeräte. Sie sind robust und erfüllen die Anforderungen unserer Anforderungen an die Infektionsprävention und -kontrolle. Ich war vom TC52-HC beeindruckt, als ich ihn sah“, so Ellis.

„In der Industrie werden die RFID-Schlitten umgangssprachlich oft als ‚Pistolen‘ bezeichnet, aber das schien mir in einem Krankenhaus unangebracht! Wir nennen sie ‚Zauberstäbe‘, was sich auf den fast magischen Zustand bezieht, mit dem man durch einfaches Antippen einiger Tasten auf dem Bildschirm und die Verwendung des Zauberstabs jedes beliebige Objekt im gesamten Krankenhaus finden kann. Ich höre oft Leute sagen: ‚Wer hat den Zauberstab?‘, wenn man durch die Stationen geht.“

Über 72.000 gekennzeichnete Assets

Im Rahmen des Projekts führte das Team von Ellis eine umfassende Bestandsaufnahme der Ausrüstung durch, um einen Grundstein zu legen. Außerdem wurde eine intelligente Trolley-Lösung entwickelt, die es den Teammitgliedern ermöglicht, bequem durch das Krankenhaus zu reisen und Gegenstände zu kennzeichnen.

Diese Lösung hat das RFID-Team des Trusts in die Lage versetzt, die Geräte zu sehen und sie sofort zu kennzeichnen, ohne befürchten zu müssen, dass sie das Gerät verlassen müssen, um ein Etikett zu drucken, und dann zurückkommen und feststellen, dass das Gerät umgezogen ist!

Der „Trolley-Hub“ ist mit einem Zebra ZT411-Industriedrucker ausgestattet, der industrielle RFID-Etiketten druckt. Insgesamt hat der Trust nun über 72.000 Gegenstände gekennzeichnet und wird weiterhin jede Woche bis zu 2.700 sterile Tabletts kennzeichnen, was vermutlich der größte Einsatz von RFID für RTLS im Gesundheitswesen in Europa ist.

Angesichts der Bedeutung der Lösung wird sie durch einen Zebra OneCare- Wartungsplan mit garantierten Durchlaufzeiten für mobile Geräte und die Wartung stationärer Lesegeräte unterstützt.

Magic in the Trust Hospital

In all, The Trust has now labelled over 72,000 assets and continues to label up to 2700 sterile trays each week.

„Unserer Meinung nach ist dies der größte Einsatz von RFID im Gesundheitswesen zur Echtzeit- Standortverfolgung in Europa. Es ist sicherlich die komplexeste, aber Zebra hat uns dabei hervorragend unterstützt. Die Lösung von Zebra ist am flexibelsten, und wir sehen bereits Verbesserungen bei der Patientenversorgung sowie eine enorme Zeitersparnis und eine Reduzierung der Beschaffungskosten.“

Rachael Ellis,

Scan4Safety Program Director

bei Hull University Teaching Hospitals NHS Trust

Vorteile & Zukunftsperspektive

Verbesserte Patientenversorgung an erster Stelle einer Liste von Vorteilen

Das Projekt bietet zahlreiche Vorteile in drei Schlüsselbereichen: alltägliche Abläufe, Beschaffung und Patientenversorgung. Was die täglichen Arbeitsabläufe betrifft, so verbringen die Klinikmitarbeiter jetzt viel weniger Zeit mit der Suche nach Geräten. Sie können die Gegenstände bis zu den Stationen verfolgen und mit Hilfe der Stäbe, die herumgewedelt werden, schnell erkennen, wonach sie suchen. Schätzungsweise verbringen rund 2.500 Mitarbeiter etwa 56 Minuten pro Woche (das entspricht 14 Minuten pro Schicht) mit der Suche nach Gegenständen.

Jetzt dauert jede Suche im Durchschnitt weniger als 4 Minuten. Das bedeutet eine Einsparung von etwa 35 Stunden pro Mitarbeiter und Jahr, was 87.500 Stunden für 2.500 Mitarbeiter entspricht, also 2.187 Wochen Zeit. Dies ist natürlich ein enormer Gewinn und ein zentraler Punkt bei der Prognose, dass sich die Investition in etwa 24 Monaten amortisiert haben wird. Der Trust will auch die globalen E-Mails abschaffen, die an alle Mitarbeiter geschickt werden, um sie zur Suche nach Gegenständen aufzufordern. Der Trust schätzt, dass von den 5.500 Personen, die die globalen E-Mails erhalten, 50% sie öffnen (2.750 Personen).

Wenn jeder 3 Minuten bräuchte, um diese E-Mail zu lesen und die nächsten Schritte festzulegen, entspräche dies einer Zeitverschwendung von 8.250 Minuten oder 137,5 Stunden pro E-Mail.

The Trust can draw on real-time data to understand exactly what stock it has and where.

Bei der Beschaffung kann der Trust auf Echtzeitdaten zurückgreifen, um genau zu verstehen, welche Bestände er wo hat.

Die Wichtigkeit von Echtzeitdaten

Bei der Beschaffung kann der Trust Echtzeitdaten nutzen, um genau zu verstehen, welche Bestände er hat und wo sie liegen. Es kann auch kaufen, was benötigt wird, ohne überkompensieren zu müssen, und da es weiß, welche Artikel am häufigsten verwendet werden, kann es mehr davon kaufen. Weitere Kosteneinsparungen ergeben sich durch eine bessere Verwaltung der Rückgabe von Mietobjekten. So kann der Trust beispielsweise teure Gegenstände wie Betten und Stühle für bestimmte Patienten mieten.

Manchmal werden die Betten verschoben und falsch platziert. Außerdem kann es leicht passieren, dass das Datum für die Rückgabe eines Gegenstandes übersehen wird, was dazu führt, dass der Vermieter Strafgebühren für eine verspätete Rückgabe erhebt. Künftig kann der Trust MotionWorks for Healthcare einsetzen, um Leihgeräte zu verfolgen und automatisch benachrichtigt zu werden, wenn die Rückgabe fällig ist, um überhöhte Gebühren zu vermeiden.

Patientenversorgung als oberste Priorität

Wenn es um die Patientenversorgung geht – die wichtigste Maßnahme für Ellis und ihr Team – sind die Vorteile vielschichtig. Die geplante Nachverfolgung von Patienteneigentum verhindert, dass Gegenstände verloren gehen, was den Stress für die Patienten, ihre Familien und die Ärzte, die möglicherweise Zeit mit der Suche verbringen müssen, verringert. Es ist auch weniger wahrscheinlich, dass Verfahren abgesagt werden. So werden beispielsweise chirurgische Tabletts manchmal verlegt, und wenn sie nicht gefunden werden, können Operationen abgebrochen werden.

Jetzt kann das Tablett auf einem Desktop-PC oder einem medizinischen Tablet gesucht und mit dem Stab in Abstellräumen oder OP-Fluren geortet werden. Selbst wenn es sich an der falschen Stelle befindet, wird es gefunden. Dies ist ein großer Vorteil für die Patienten, da ihre Operation nicht wegen fehlender steriler Tabletts und Instrumente abgebrochen werden muss.

Darüber hinaus ist auch die Risikominimierung von entscheidender Bedeutung. Sollte zum Beispiel ein Instrumentensieb in der Herzchirurgie verloren gehen, kann ein anderes in Sekundenschnelle gefunden werden, so dass die lebenswichtige Operation nur minimal verzögert wird.

The Trust: The Future Potential for RFID

Chirurgische Tabletts werden manchmal verlegt, und wenn sie nicht gefunden werden, kann die Operation abgebrochen werden. Jetzt kann das Tablett auf einem Desktop-PC oder einem medizinischen Tablet gesucht und mit dem Zauberstab in Lagerräumen oder auf den Fluren des Theaters geortet werden.

Das Zukunftspotenzial von RFID

Mit Blick auf die Zukunft verfügt der Trust über das vielseitige Asset-Tracking-System, das er einführen wollte. Die Vorteile werden sich mit der Einführung neuer Anwendungen weiter vervielfachen. Dazu gehören die Verfolgung von Patienteneigentum und die Aufnahme von Leihgeräten in das Echtzeit-Inventar.

„Das System ist einfach zu bedienen und die Kollegen haben es schnell angenommen. Für mich ist das beste Ergebnis eine deutliche Optimierung der Patientenversorgung. Wenn wir immer die richtige Ausrüstung zur Hand haben, wenn sie gebraucht wird, können wir letztendlich die Verweildauer verkürzen, was ein großartiges Ergebnis ist. Auch die Zeitersparnis ist augenfällig, und wir sehen ein großes Potenzial für den Einsatz von RFID in anderen Trusts. Das Projekt war eine große Herausforderung mit vielen Hindernissen, da Krankenhäuser komplexe Umgebungen sind, die unter Druck stehen und viele veraltete Systeme und Gebäude sowie gesetzliche Vorschriften und Anforderungen an die Patientenversorgung aufweisen. Ich bin jedoch sehr zufrieden mit dem Projekt und der vielseitigen Grundlage, die es uns bietet, wenn wir in den nächsten Jahren weitere Anwendungen zur Optimierung unserer Abläufe hinzufügen.“

Rachael Ellis,

Scan4Safety Program Director

bei Hull University Teaching Hospitals NHS Trust

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