PARACELSUS-KLINIKEN fait de l'hôpital numérique une réalité

Les principales priorités auxquelles sont confrontés les hôpitaux aujourd'hui sont notamment de fournir les meilleurs soins aux patients, d'innover en matière de services, d'alléger la charge de travail du personnel et de travailler aussi efficacement que possible. Le groupe Paracelsus a relevé ces défis avec un projet de numérisation ambitieux. L'amélioration de la transparence et de la précision des données était un objectif clé.

En 2020, le groupe a mis en place un système centralisé de gestion des matériaux à l'échelle de l'organisation en l'espace de 15 mois, pendant la pandémie de COVID-19. Le système a été mis en service avec succès en juin 2021. Des ordinateurs portables ont été déployés partout où des matériaux sont manipulés, de l'arrivée des marchandises à l'entrepôt jusqu'aux services. Les processus de commande ont été standardisés et des procédures d'approvisionnement rigoureuses ont été mises en place.

Résultat : les coûts annuels liés aux commandes accessoires ont diminué de plusieurs dizaines de milliers d'euros, tandis que les délais du processus « procure-to-pay » ont été réduits de moitié. Le projet a été mis en œuvre par le groupe Paracelsus, en collaboration avec Comed et Zebra Technologies.

Commandes via une application

Une gamme disparate de systèmes

Comme dans de nombreuses organisations, les systèmes informatiques de Paracelsus-Kliniken ont évolué de manière fragmentaire au fil des ans pour comprendre une large gamme de systèmes et d'applications différents. La logistique d'approvisionnement et les achats étaient deux domaines en particulier où le groupe devait faire face à un paysage technologique fragmenté.

En 2019, le groupe hospitalier disposait de trois systèmes de gestion des matériaux distincts fonctionnant avec des données de base et des fonctions différentes, tandis que certains sites n'avaient pas du tout accès à des systèmes dédiés. Les commandes étaient passées par téléphone, sur papier et par fax, tandis que les matériaux étaient enregistrés manuellement dans des tableurs. Cette méthode était inefficace, chronophage et sujette à des erreurs humaines. Les hôpitaux n'avaient également aucune vue d'ensemble de leur consommation de marchandises, aucun processus d'achat cohérent et peu de contrôle sur les coûts.

« La situation était un véritable chaos en matière de données », se souvient Anjali Sherlin Menezes, responsable par intérim de la division Achats du groupe Paracelsus.

Une seule application pour un large éventail de processus

Il était clairement nécessaire de trouver une nouvelle solution pour améliorer le processus de commande. Une équipe de projet a été créée, qui a déterminé la nécessité d'une base de données centrale, avec des numéros d'articles standardisés qui permettraient des processus de commande numériques et groupés sur tous les sites. Une plus grande transparence et une plus grande précision des données étaient également des objectifs clés, car cela permettrait au service des achats de négocier les meilleures conditions de paiement et de livraison pour l'ensemble du groupe.

Pour soutenir la mise en œuvre du projet, Paracelsus-Kliniken a choisi Comed, un éditeur de logiciels agréé par Zebra, comme partenaire logiciel, spécialiste de la gestion de la chaîne d'approvisionnement et des solutions de commerce électronique dans le secteur de la santé. La recommandation de Comed de créer une solution polyvalente était convaincante. Elle recommandait une architecture cloud avancée pour permettre les commandes via une application et l'échange électronique de données avec les fournisseurs, tout en offrant une connexion transparente au système d'information hospitalier (HIS).

Afin de permettre au personnel hospitalier d'accéder facilement aux fonctionnalités dont il a besoin dans son travail quotidien, Comed a développé une application Android personnalisée installée sur des appareils mobiles. Ces appareils permettent également de gérer la lecture des codes-barres afin d'enregistrer les matériaux utilisés ou livrés d'une simple pression sur un bouton.

Déploiement d'ordinateurs mobiles

Sélection du matériel approprié

Dans le but de trouver les meilleurs appareils, le groupe Paracelsus a comparé les produits de trois fabricants dans le cadre d'une étude comparative exhaustive. Il a opté pour trois appareils de la gamme Android de Zebra : l'ordinateur mobile TC21-HC (connectivité Wi-Fi), l'ordinateur mobile TC26-HC (connectivité Wi-Fi et cellulaire) et l'ordinateur mobile TC52-HC. Ces appareils ont été sélectionnés pour plusieurs raisons.

Le scan des articles étant essentiel au projet, le puissant scanner intégré disponible dans chaque appareil Zebra a été considéré comme un avantage majeur. Il en va de même pour l'autonomie de la batterie, qui peut être prolongée jusqu'à un fonctionnement quasi continu grâce au remplacement des batteries. De plus, les modèles TC21-HC/TC26-HC et TC52-HC disposent d'une interface utilisateur familière, mais chacun d'entre eux est conçu pour résister aux chocs et aux chutes inhérents à la vie dans des cliniques très fréquentées.

De plus, les appareils peuvent résister à une désinfection régulière à l'aide de puissants produits chimiques de contrôle des infections. Comed a aidé à déployer les appareils et s'est chargé de leur gestion et de leur maintenance.

Déploiement agile pendant la pandémie

Le groupe Paracelsus a déployé le système centralisé de gestion des matériaux dans l'ensemble du groupe en 15 mois, malgré la pandémie de COVID-19. La mise en œuvre a commencé dans les cliniques de rééducation en mars 2020.

Les cliniques de soins d'urgence ont suivi à des intervalles souvent de seulement quatre semaines, avec la formation de 50 à 100 utilisateurs par site. Dans certains cas, des déploiements à distance ont été nécessaires. Mais grâce à l'utilisation de méthodologies de gestion de projet Agile pour accélérer la livraison, le système a été mis en service avec succès en juin 2021.

« Les ordinateurs mobiles de Zebra ont été choisis pour leur puissant scanner intégré, leur autonomie d'une journée complète, leur interface utilisateur familière et leur capacité à résister à des environnements difficiles. »

Thomas Duparque - Directeur du développementcommercial , Santé EMEA

Manutention

Manutention avec des ordinateurs mobiles

Les ordinateurs mobiles Zebra sont déployés partout où des matériaux sont manipulés, de l'arrivée des marchandises à l'entrepôt jusqu'aux services hospitaliers. Par exemple, toutes les marchandises entrantes et sortantes sont enregistrées numériquement par un scanner.

Les demandes d'achat de consommables tels que les bandages et les gants peuvent être scannées et transmises en quelques secondes directement au point de besoin, par exemple à l'armoire à pharmacie du service. Dans les salles d'opération, le personnel utilise l'interface avec le HIS pour scanner et documenter les matériaux avec leurs informations de lot.

Par exemple, pendant une intervention chirurgicale, les cliniciens scannent les dispositifs médicaux tels que les implants ou les stimulateurs cardiaques afin de lire leurs codes d'identification uniques (UDI) et de les associer au dossier du patient.

Données en temps réel et optimisation des processus

Toutes les données sont transférées en temps réel vers les systèmes d'information et de comptabilité financière de l'hôpital. Cela facilite la traçabilité des lots et évite les erreurs qui pourraient survenir avec une documentation manuelle.

Dans le cadre d'une optimisation des processus visant à éviter toute manipulation supplémentaire des articles commandés, une commande automatique est programmée pour certains groupes de produits, tels que les marchandises en consignation, si ces matériaux sont utilisés pendant une opération. Le groupe Paracelsus a également mis en place des interfaces directes avec certains de ses 400 fournisseurs.

Par exemple, les boutiques en ligne pour la physiothérapie, l'ergothérapie, le matériel informatique, les équipements sanitaires, l'entretien ménager et les fournitures de bureau sont connectées de manière transparente à la plateforme de commande. D'autres intégrations sont prévues.

Un MMS central

Des données en temps réel : la recette pour de nombreux avantages

La solution a été rentabilisée en moins de 12 mois. L'utilisation du système central de gestion des marchandises a permis au groupe de standardiser ses processus de commande et de mettre en place des processus rigoureux pour l'approvisionnement stratégique. En conséquence, les coûts annuels liés aux commandes accessoires ont diminué de plusieurs dizaines de milliers d'euros, tandis que les délais du processus « procure-to-pay » ont été réduits de moitié. Comme toutes les commandes sont regroupées via le service des achats, les hôpitaux et les cliniques ont toujours une vue d'ensemble de leurs niveaux de stock actuels.

Les commandes en double sont évitées et le nombre de produits qui doivent être jetés en raison de leur date de péremption est minime. Grâce à une vue en temps réel des stocks, le groupe peut également réagir avec souplesse aux problèmes de chaîne d'approvisionnement sur le marché et trouver rapidement des alternatives si un produit n'est pas disponible.

Transparence et précision des données accrues

Les hôpitaux et les cliniques bénéficient également d'une plus grande transparence et d'une meilleure précision des données. Cela permet d'attribuer correctement les coûts à chaque patient et de déterminer en un clin d'œil les dépenses matérielles exactes d'une opération. La plateforme a également réduit de manière spectaculaire le temps consacré aux tâches administratives.

À eux seuls, les processus automatisés de documentation, de commande et de facturation ont permis de gagner 90 minutes par jour, réparties entre les blocs opératoires, les services achats/entreposage et les services financiers et comptables. Les avantages du nouveau système sont particulièrement évidents lors des inventaires annuels. Alors qu'auparavant, il fallait jusqu'à deux jours ouvrables par entrepôt pour enregistrer manuellement les stocks, l'inventaire est désormais effectué en moins de quatre heures grâce aux scanners mobiles.

Une réaction positive du personnel hospitalier

Outre ces avantages, le personnel est satisfait des 120 appareils Zebra utilisés dans l'ensemble du groupe. Les équipes cliniques et opérationnelles font état d'améliorations significatives dans leur façon de travailler. Le personnel trouve les appareils faciles à utiliser et fonctionnant en continu grâce à leur longue autonomie et à la possibilité de changer les batteries. Bien que robustes et résistants, ils sont légers à transporter et ergonomiques.

Le scan étant au cœur des flux de travail, les appareils capturent rapidement et précisément les codes, même ceux qui sont effacés, rayés ou endommagés. De plus, grâce à un bouton de scan dédié situé des deux côtés des appareils, les membres de l'équipe, qu'ils soient gauchers ou droitiers, peuvent lire les codes instinctivement.

Perspectives d'avenir

Plans de déploiement futur

Dans les salles d'opération, le TC52-HC robuste est capable de résister aux protocoles de désinfection rigoureux requis pour tous les équipements utilisés dans ces environnements. De plus, grâce à la capture des codes UDI, un inventaire précis des implants est tenu à jour, ce qui permet, en cas de problème avec un implant, de rappeler immédiatement le patient.

Le projet ayant dépassé les attentes, le groupe prévoit désormais un déploiement progressif dans tous les autres domaines opérationnels clés, notamment les services juridiques et de conseil, le marketing, les fournitures informatiques et le recrutement. À terme, toutes les commandes, la gestion des stocks et la logistique seront gérées par le système de commande centralisé. L'hôpital peut être sûr de ses coûts futurs, ses appareils étant gérés par Comed pour un montant fixe pendant toute la durée de vie prévue.

« Nous sommes ravis du succès de ce projet de centralisation des commandes, des stocks et de la logistique dans nos cliniques, nos hôpitaux et nos services de soutien. Il améliore les soins prodigués à nos patients et aide nos équipes à travailler plus efficacement. Nous constatons des économies évidentes en termes de coûts et de temps, nos données sont précises et collectées en temps réel, et la transparence est accrue dans tous les domaines. Nous sommes impressionnés par la stabilité de la solution et souhaitons désormais l'étendre à tous les processus de commande dans le cadre des achats hospitaliers. »

Anjali Sherlin Menezes - Responsablepar intérim de la division Achats, Paracelsus Kliniken