- Le système RFID permet une distribution et un retour automatisés des vêtements 24/7, améliorant la disponibilité et la rapidité d'accès.
- Chaque vêtement est identifié individuellement par une étiquette RFID, assurant une traçabilité complète et évitant les erreurs d'attribution.
- La gestion est synchronisée quotidiennement avec le service des ressources humaines pour une gestion précise des profils utilisateurs et des stocks.
- L'automatisation et le suivi digital ont réduit les tâches manuelles, notamment le tri et le comptage du linge sale, générant ainsi un gain de temps significatif.
Gestion et distribution de 150 000 articles de vêtements de travail par mois
Le Centre médical universitaire de Ljubljana (UKC) passe des formulaires papier à la gestion des vêtements de travail basée sur la technologie RFID. La raison de ce changement était typique des grands hôpitaux : manque de transparence, effort manuel important, absence d'analyses fiables et vérifications d'inventaire fastidieuses.
Aujourd'hui, un système RFID UHF intégré assure la distribution et le retour automatisés, avec une disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, des données fiables et des processus clairs. La prochaine étape consiste à étendre les systèmes de distribution automatisés, en particulier dans les services cliniques situés en dehors du bâtiment principal et dans les nouveaux bâtiments. À l'avenir, l'UKC prévoit d'intégrer l'intelligence artificielle dans ses analyses.
Le Centre médical universitaire de Ljubljana
Avec environ 8 600 employés, le Centre médical universitaire de Ljubljana est l'une des plus grandes institutions de Slovénie. Le Centre médical universitaire de Ljubljana est un établissement de santé public qui fournit des services de santé secondaires et tertiaires ainsi que des activités d'enseignement et de recherche. Capacité : environ 2 100 à 2 166 lits.
Armoire de distribution automatisée en circuit fermé
En mars 2025, le dispositif automatisé de distribution et de retour a été intégré de manière transparente au système RFID existant et testé dans un premier temps en fonctionnement normal. À l'avant, un lecteur de carte RFID pour l'identification unique des utilisateurs et un écran tactile permettent de sélectionner les articles.
Les employés s'authentifient à l'aide de leur carte d'identité, voient immédiatement les articles qui leur sont disponibles et confirment la taille et l'article d'un simple effleurement du doigt ; l'article est alors distribué automatiquement.
Les retours sont également entièrement numérisés : après s'être connecté, la fenêtre de retour s'ouvre, les vêtements sales sont insérés et le processus est terminé en fermant le rabat.
À l'intérieur, on trouve un système d'étagères clairement structuré avec des tiroirs étiquetés de 22 centimètres de large, qui sont remplis de manière standardisée par le personnel de service. Chaque article est équipé d'une étiquette RFID cousue ; des antennes et des capteurs intégrés détectent de manière fiable les articles qui ont été retirés ou retournés et enregistrent la transaction dans le système sans discontinuité médiatique.
Une notification via l'application informe également lorsque le chariot de collecte du linge sale est plein et doit être vidé.
Tout en un coup d'œil, 24 heures sur 24
En bref : les vêtements sont disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, l'état de chaque article peut être vérifié à tout moment dans l'appareil et des notifications automatiques sont envoyées lorsque les stocks sont faibles. Les profils des utilisateurs sont gérés directement dans l'application, sans détours.
Dans le même temps, l'enregistrement continu de tous les mouvements garantit une transparence en temps réel sur l'ensemble du cycle textile, du retrait au nettoyage. Cela permet des évaluations précises et une planification basée sur des connaissances plutôt que sur des estimations.
Lancement technique du projet
Avant le début du projet, la distribution des vêtements de travail était documentée manuellement. Les analyses n'étaient possibles qu'au prix d'efforts considérables et les inventaires étaient inefficaces. De plus, les stations de distribution ne disposaient pas de connexion Internet. La première étape du projet a donc consisté à créer l'infrastructure. 18 stations de distribution ont été équipées d'ordinateurs à écran tactile, d'antennes et de lecteurs RFID.
Pourquoi ? Dès le départ, la solution consistait à se concentrer sur la rapidité du processus, la qualité des données et la transparence.
Les objectifs : une saisie robuste des données, des interfaces stables, une logique de fonctionnement claire. Après trois mois de tests concluants, le déploiement a commencé progressivement sur tous les sites. Aujourd'hui, 6 000 vêtements en moyenne sont distribués chaque jour.
« Le passage à la distribution automatisée a d'abord été accueilli avec réticence, une réaction courante face aux changements de processus. Les facteurs décisifs ont été la facilité d'utilisation et la réduction du temps d'attente. L'acceptation a rapidement augmenté lorsque l'approvisionnement 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 a fait ses preuves dans l'utilisation quotidienne. » – Dr Danijela Kralj, responsable des services d'approvisionnement, Centre médical universitaire de Ljubljana.
De l'exploitation pilote à la logistique textile en circuit fermé
L'introduction a commencé par une phase pilote et une phase de fonctionnement de base, au cours desquelles les processus de distribution locaux ont été stabilisés et la logique des données de base pour les employés, les services, les tailles et les quantités cibles a été définie. Cette phase a été suivie d'un déploiement échelonné jusqu'en 2025, au cours duquel les 18 sites de distribution ont été convertis à des processus pris en charge par la RFID.
Dans un deuxième temps, un portail RFID a permis d'étendre l'enregistrement à l'ensemble des chariots de blanchisserie, rendant ainsi transparents le flux logistique, l' du débit de blanchisserie et le suivi. Enfin, une armoire de distribution automatisée a été intégrée, permettant une distribution et un retour 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et complétant ainsi le processus en boucle fermée sans discontinuité des supports.
« L'introduction de processus de contrôle et d'automatisation a éliminé toutes les tâches fastidieuses. Le tri et le comptage manuels du linge sale, qui prenaient auparavant en moyenne 1,5 heure par jour, ne sont désormais plus nécessaires. Le système d'information permet d'imprimer une liste du linge sale envoyé à la blanchisserie. » - Dr Danijela Kralj, responsable des services d'approvisionnement, Centre médical universitaire de Ljubljana.
Partenaires
Au cours de la première phase du projet, ŠPICA, d.o.o. a pris en charge le développement et la mise en œuvre du système RFID. La deuxième phase, menée par Cetis d.o.o., a consisté en une mise à jour du système et l'introduction d'un portail RFID pour l'enregistrement des chariots de linge complets.
Au cours de la troisième phase, INTERPART, d.o.o. a intégré l'armoire pour la distribution automatisée des vêtements de travail.
« Le plus grand défi organisationnel a été la coordination entre les équipes internes et les partenaires externes, ce qui est typique des projets qui touchent à la fois à l'informatique, à la logistique, à la blanchisserie et aux soins. » - Dr Danijela Kralj, responsable des services d'approvisionnement, Centre médical universitaire de Ljubljana.
Synchronisation quotidienne des ressources humaines et suivi par RFID
Le système est connecté au service des ressources humaines. Les données des employés (nom, numéro personnel, service) sont mises à jour quotidiennement. Lors de l'approvisionnement ou de la distribution initiale, les types de vêtements, les tailles et les quantités cibles sont enregistrés par personne et par service.
Les étiquettes RFID permettent d'attribuer de manière unique chaque vêtement à l'inventaire et, temporairement, au compte d'un employé. Le portail des chariots de blanchisserie enregistre les conteneurs pendant le transport, rendant transparents les trajets pleins et vides, les cycles de nettoyage et les rotations de quantité.
De l'enregistrement à l'analyse
Au point de distribution, l'équipe identifie les nouveaux employés par leur nom ou leur numéro personnel via l'interface ID/RH ; le système fournit les profils, les tailles et les quantités cibles. La distribution régulière est paramétrée : les limites sont enregistrées pour chaque type de vêtement, le retrait s'effectue via un scan RFID UHF, les événements liés aux étiquettes sont générés dans le journal des transactions et une piste d'audit complète est fournie, rapidement, avec peu d'erreurs et de manière traçable.
Lorsque les articles sont retournés pour être nettoyés, ils sont à nouveau scannés, attribués au chariot de blanchisserie via la porte du portail et transférés vers le cycle de nettoyage ; les mouvements et les changements de statut sont télémétrés en temps réel. Pour le fonctionnement par équipes, le distributeur automatique 24/7 assure un approvisionnement continu, y compris le contrôle d'accès, la surveillance des stocks et les alertes de stock faible.
Dans le même temps, la couche de reporting/analyse agrège les stocks, les quantités en circulation, les éliminations et l'état de nettoyage dans des indicateurs de performance clés (KPI) et des tableaux de bord ; les API fournissent les données nécessaires à la planification, au suivi des accords de niveau de service (SLA) et aux prévisions. Il en résulte un système logistique textile fermé, centré sur les données et en boucle fermée, qui contrôle les processus et sécurise les décisions en temps réel.
Indicateurs clés de performance en temps réel dans le cycle textile
Depuis l'introduction du système RFID, le centre médical universitaire de Ljubljana a considérablement accéléré ses processus de gestion des vêtements de travail tout en les rendant plus fiables. Les étapes auparavant manuelles ont été remplacées par un enregistrement automatisé, ce qui a réduit les temps d'attente et les distances à parcourir et a rendu les processus de distribution beaucoup plus fluides.
Ceci repose sur une base de données cohérente : chaque vêtement est attribué de manière unique, les données des employés sont synchronisées quotidiennement à partir du service des ressources humaines et les stocks peuvent être suivis en temps quasi réel dans toutes les stations. Cela crée une transparence de bout en bout, depuis le retrait individuel jusqu'à la salle de distribution, en passant par le transport et le nettoyage.
Dans le même temps, l'ensemble du cycle de vie des vêtements devient visible : quels articles doivent être triés, lesquels sont au pressing ou en cours de retour, et lesquels ont été envoyés pour être retouchés. Cette visibilité permet une planification réaliste et basée sur des données de la demande et évite les excès ou les insuffisances lors de nouveaux achats.
Validation en temps réel : les bons articles, la bonne personne, vérifiable
La solution établit également de nouvelles normes en matière de sécurité, d'hygiène et de conformité. Les étapes du processus qui étaient sensibles sur le plan hygiénique et complexes sur le plan organisationnel, telles que le pré-tri et le comptage du linge sale, ont été largement éliminées ou clairement structurées grâce au traitement assisté par RFID.
Le système détecte de manière fiable lorsque des vêtements sont accidentellement attribués à la mauvaise personne ou renvoyés au mauvais compte, ce qui améliore la traçabilité et rend les erreurs visibles à un stade précoce. Le processus sans papier et vérifiable numériquement crée des preuves fiables pour les contrôles internes et les audits externes et permet des analyses approfondies de tout, des profils de consommation aux heures de pointe.
Au final, la rapidité, la qualité des données et l'hygiène se combinent pour former une chaîne de processus stable et traçable qui allège la charge des opérations cliniques, réduit les risques et gère les ressources de manière ciblée.
