La location d'équipements audiovisuels accélérée grâce à la RFID UHF

Les sociétés cinématographiques ou les grands événements ont besoin de beaucoup de matériel pour leurs productions. Des caméras et accessoires aux éclairages, chaque élément est généralement loué. Une liste d'inventaire peut facilement compter 1 000 articles. Trouver les articles dans l'entrepôt et faire l'inventaire avant que tout soit expédié sur le plateau de tournage était auparavant un processus très long.

HID propose désormais une solution RFID unique,, qui rend le suivi des actifs pour le matériel de location vidéo beaucoup plus efficace.

La société américaine de location de matériel audio et vidéo Rentex accélère ces processus en suivant plus de 200 000 actifs grâce à la solution RFID de HID.

Gestion des actifs

Équipement pour l'industrie cinématographique

Toute production vidéo, qu'il s'agisse d'un long métrage, d'une émission de télévision, d'une publicité ou d'une vidéo pédagogique, nécessite une gamme énorme d'équipements. Les sociétés de production cinématographique louent généralement le matériel auprès de fournisseurs spécialisés. Des chariots, des caméras, des supports de caméra, des supports d'éclairage, des alimentations électriques et de nombreux câbles sont commandés et loués pour une durée déterminée.

Les sociétés de location d'équipements rassemblent le matériel demandé et l'envoient sur le plateau de tournage. Afin de suivre les actifs et de faire l'inventaire, des étiquettes à code-barres sont souvent apposées sur chaque article. Il en va de même pour les grands événements musicaux, sportifs ou les conférences.

Faire l'inventaire d'équipements variés

Les sociétés de location de matériel audiovisuel disposent d'un stock très important de composants très divers. Des milliers de câbles de différents types sont enroulés, prêts à être utilisés. La tâche des employés consiste à se rendre dans leur entrepôt, à identifier précisément les articles à l'aide de scanners de codes-barres, à les retirer des étagères et à les assembler dans ce qu'on appelle une « zone de préparation ».

Les employés vérifient ensuite manuellement chaque article afin de s'assurer que le kit assemblé correspond parfaitement à la commande. Ce n'est qu'alors qu'il peut être expédié au client. Ce processus complexe doit être inversé lorsque le client retourne le matériel. Les employés doivent alors déterminer quels éléments manquent ou ont été endommagés. Ils remettent ensuite le matériel sur les étagères de l'entrepôt.

Processus d'identification fastidieux

Avec les codes-barres, l'assemblage du kit prend beaucoup de temps. Certains équipements sont lourds et il est difficile de les manipuler pour avoir une bonne visibilité. Trouver exactement le bon type de câble de la bonne longueur prenait également beaucoup de temps. « Imaginez que vous entriez dans un entrepôt et que vous vous rendiez dans la section des câbles », explique Ken Horton de HID.

« Il y a 25 000 câbles sur les différentes étagères et vous devez localiser et retirer un câble unique qui s'y trouve. » En plus de cette difficulté, le scan de tout ce qui avait finalement été assemblé dans la zone de préparation prenait à lui seul deux heures et demie à deux personnes pour certaines commandes. Le même nombre d'heures était nécessaire lors du retour du matériel. La compilation du rapport d'exception indiquant les articles manquants ou endommagés prenait plusieurs jours.

Erreur humaine et perte d'activité

Le scan manuel des étiquettes à code-barres augmente le risque d'erreur humaine et la probabilité que du matériel soit oublié est élevée. Cela coûte également un temps précieux aux sociétés de location de matériel vidéo. En effet, tant que le matériel est en attente de contrôle qualité ou de retour sur les étagères, il ne peut être loué à un nouveau client.

Le matériel cinématographique est identifié à l'aide de la technologie RFID

Résoudre le problème grâce à la RFID

Grâce aux étiquettes RFID apposées sur chaque équipement de location, il est très facile d'identifier l'emplacement d'un article sur une étagère. Tout d'abord, le numéro d'identification unique de l'article en question est récupéré dans le système logiciel. Un lecteur portable peut être utilisé comme un compteur Geiger, qui émet un signal sonore plus rapide à mesure que l'on se rapproche de l'objet recherché.

Cela facilite grandement l'identification du bon type de câble dans des rayons pleins, même lorsqu'il n'y a pas de ligne de visée. Dans la zone de stockage, plusieurs étiquettes RFID peuvent être lues simultanément, même lorsque les articles étiquetés sont déjà emballés dans un conteneur. Un client a indiqué qu'un processus de 2,5 heures nécessitant deux personnes a été réduit de 95 %, pour devenir une tâche pouvant être effectuée par une seule personne en seulement 15 minutes.

Dans un autre cas, le processus d'enregistrement a été réduit de 22 minutes à seulement 10 secondes. Les lecteurs fixes ou les portiques RFID raccourcissent le temps d'identification lors du retour du matériel. Le résultat de la lecture est beaucoup plus précis et les rapports d'exception peuvent être compilés rapidement. Ils parviennent désormais au client dans les 90 minutes suivant le retour du kit. À l'exception des articles endommagés, tout le matériel retourné peut être reloué immédiatement.

Logiciel d'identification automatique

Afin de traiter les numéros d'identification uniques des équipements vidéo, un logiciel spécialisé est utilisé. Il collecte, stocke et manipule les informations recueillies à partir des étiquettes, garantit des informations rapides et précises sur la disponibilité des locations et relie les équipements aux accessoires nécessaires en fonction des besoins.

Afin de simplifier la liste des commandes, des relations parent-enfant peuvent être définies dans le logiciel. Par exemple, un kit d'appareil photo comprenant un ensemble de 20 objectifs peut apparaître comme un seul article au lieu de 21. Les données sont de plus en plus stockées dans un cloud et sont accessibles via des applications pour smartphone.

Le matériel

Les étiquettes RFID passives transmettent dans la gamme UHF et peuvent être lues à une distance de 10 m. Les étiquettes peuvent être résistantes au froid ou à la chaleur et supporter les rayons UV et l'eau, selon les besoins des clients. Elles sont collées à la surface de l'équipement et peuvent être adaptées à différents types de matériaux. Les câbles sont identifiés à l'aide de l'étiquette Sentry. Cette application ne nécessite aucun lecteur particulier.

Les étiquettes restent fixées et durent toute la durée de vie de l'équipement, malgré les conditions d'utilisation difficiles et l'environnement hostile dans lesquels de nombreux équipements de location sont utilisés.

Location d'équipements de divertissement Rentex

Suivi des actifs

Rentex est une société qui loue du matériel de divertissement professionnel. Fondée en 1980, elle est un expert de longue date dans la location de matériel vidéo. Jusqu'en 2020, Rentex utilisait des codes-barres pour identifier les centaines de milliers d'articles qu'elle possédait. Cela prenait beaucoup de temps. Au début de l'année 2020, un examen des processus en place a révélé que l'efficacité et la précision devaient être améliorées. Le traitement de chaque article pouvant prendre plusieurs minutes, les heures s'accumulaient rapidement. Cela augmentait les coûts d'exploitation et ralentissait la livraison des équipements aux clients.

Suivi des actifs

Rentex est une entreprise qui loue du matériel de divertissement professionnel. Fondée en 1980, elle est depuis longtemps spécialisée dans la location de matériel vidéo. Jusqu'en 2020, Rentex utilisait des codes-barres pour identifier les centaines de milliers d'articles qu'elle possédait. Ce processus était très chronophage. Lors de la révision des processus en place début 2020, il est apparu que l'efficacité et la précision devaient être améliorées. Le traitement de chaque article pouvant prendre plusieurs minutes, les heures s'accumulaient rapidement. Cela augmentait les coûts d'exploitation et ralentissait la livraison du matériel aux clients.

Rental Tracker fournit le logiciel

Rental Tracker est un fournisseur de logiciels destinés aux entreprises qui louent du matériel à l'industrie du divertissement. Il comprend très bien les besoins de ce secteur, en particulier la nécessité de tirer le meilleur parti de chaque équipement et de chaque minute. Grâce à sa connaissance approfondie du processus de location de matériel, Rental Tracker a pu identifier les goulots d'étranglement qui entraînaient des coûts de main-d'œuvre élevés et ralentissaient considérablement les transactions.

« Ils ont travaillé avec nous pour dire : OK, la RFID pourrait résoudre ce problème. Comment développer des étiquettes qui répondent aux besoins de ce secteur ? Et c'est ce que nous avons fait. »

Ken Horton - Indépendant

Mise en œuvre de la solution

Plusieurs modèles d'étiquettes ont été utilisés afin d'obtenir les meilleures performances possibles sur les différentes surfaces des équipements. Rentex a testé l'étiquette robuste conçue pour le secteur de la location en la plaçant sur une plaque métallique et en la frappant avec un marteau à panne ronde.

Elle a résisté à trois coups violents avant de cesser de transmettre. Ces forces étaient nettement supérieures à celles auxquelles les étiquettes seraient soumises dans des conditions normales d'utilisation, ce qui prouvait suffisamment leur durabilité. Deux modèles d'étiquettes Sentry, l'une pour les câbles et l'autre générique, ont également été utilisés. Le système RFID a été déployé dans les 10 sites de Rentex en décembre 2020. Au total, 200 000 articles ont été étiquetés.

Résultats

L'efficacité de Rentex s'est améliorée presque immédiatement après le déploiement de la RFID. Dans un cas, Rentex a pu réduire un processus de 2,5 heures nécessitant deux personnes à un processus de 15 minutes nécessitant une seule personne. Cela équivaut à une réduction de 95 % du temps et des coûts de main-d'œuvre. Dans un autre cas, Rentex a remplacé un processus d'enregistrement de 22 minutes par un processus de 10 secondes, ce qui représente une réduction impressionnante de 99,24 %. Le travail chez Rentex se caractérise désormais par moins de tâches manuelles et plus de tâches automatisées.

Entretien avec Ken Horton

La location d'équipements audiovisuels est plus précise grâce à la RFID

Ken Horton explique dans une interview accordée à RFID & Wireless IoT Global comment les entreprises de location de matériel audiovisuel peuvent améliorer la précision des expéditions et des stocks grâce à la RFID et simplifier leurs processus de travail.

Interview

1. M. Horton, quel est le marché cible de la solution que vous proposez ?

Le marché cible dont nous parlons actuellement est celui des entreprises qui louent du matériel utilisé dans la création de contenus vidéo tels que des longs métrages ou des publicités. Les producteurs de ce type de contenu se préoccupent principalement du financement, de la qualité des scénarios et des talents qu'ils ont engagés. Ils ne veulent pas posséder le matériel nécessaire à la réalisation d'une production particulière, car ce ne sera probablement pas le même matériel qui sera nécessaire pour leur prochaine production, ou celle d'après. Ils comptent donc beaucoup sur les sociétés de location de matériel vidéo et leurs stocks importants.

2. Comment se déroule généralement le processus de commande de matériel ?

Une société de production cinématographique se rend dans l'une de ces sociétés de location et demande un millier d'articles. Elle a besoin de câbles, d'éclairages, de tout ce matériel pour une production particulière. Et cet équipement doit être acheminé sur le lieu de tournage.

Parfois, il s'agit simplement d'un plateau dans un studio local, mais parfois, c'est au milieu du désert de l'Arizona, parce qu'ils tournent un film de cow-boys. Ce qui est important, c'est que la société de location doit se rendre dans son entrepôt pour identifier exactement les articles nécessaires, les retirer des rayons, les apporter dans une zone de stockage temporaire, vérifier que la commande a été correctement préparée, puis la livrer au client. Il est important de tout faire correctement dès le premier essai.

3. Pourquoi est-il si important que la commande soit exacte à 100 % ?

Parce qu'une erreur peut coûter très cher à toutes les personnes concernées. Si vous êtes en train de tourner dans le désert de l'Arizona et que vous vous rendez compte que le câble que vous avez reçu est le bon, mais qu'au lieu de mesurer 15 mètres, il ne mesure que 7,5 mètres, cela peut potentiellement interrompre la production. Des dizaines de personnes se retrouvent alors à attendre le bon câble.

Et quelqu'un doit littéralement piloter un hélicoptère depuis l'entrepôt jusqu'au plateau pour apporter le bon câble à l'équipe. C'est pourquoi la précision est essentielle.

4. Comment cette solution très particulière a-t-elle vu le jour ?

Nous avons travaillé en étroite collaboration avec Rental Tracker, qui fournit des logiciels aux sociétés de location de matériel. Rental Tracker a compris que la RFID pouvait rationaliser les processus et améliorer la rapidité et la précision des données, mais avait besoin d'un partenaire ayant l'expérience et l'expertise de la RFID. Rental Tracker a donc contacté Vizinex, qui fait désormais partie de HID.

Rental Tracker et Vizinex ont travaillé ensemble pour développer une solution pour ces entreprises. Il s'agit avant tout de disposer du bon équipement, de bien l'utiliser et de le déplacer le plus rapidement possible. Chaque minute d'utilisation par un client représente un revenu. La rapidité et la précision avec lesquelles ces processus de sortie de l'entrepôt vers le client, de retour à l'entrepôt, puis de nouvelle sortie, sont vraiment essentielles.